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organiser un séminaire sur une plateforme événementielle

Gagner du temps, gagner en efficacité et optimiser les budgets…


myLodgEvent.com, la 1ère plateforme globale d’organisation d’événements vous donne les clés pour organiser votre séminaire en toute sérénité sur une plateforme événementielle dédiée.

Quelles étapes, quelles fonctionnalités, tout y est !

 

Étape 1 : Rechercher une idée

  • Pourquoi ? Innover, proposer toujours mieux et toujours plus original… Trouver l’idée qui fera la différence pour votre prochain séminaire n’est pas toujours évident.
  • Avec quelles fonctionnalités ? Un Book à Idées sur mesure qui vous permet de trouver l’idée qui marquera les esprits de vos participants lors de votre séminaire.
    Vous recherchez un lieu atypique voire complètement insolite ? Vous recherchez une animation totalement inédite ? Envie de découvrir une nouvelle destination ? Triez par mots-clefs, par localisation par objectifs … Trouvez VOTRE idée unique !

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Étape 2 : Définir le Contexte, les Objectifs & les Enjeux

    • Pourquoi ? Le cahier des charges est l’élément déterminant pour le bon déroulé de l’organisation du séminaire. Rédiger un cahier des charges se fait généralement en plusieurs temps : Définir le contexte de votre séminaire (séminaire d’équipe, séminaire commerciale, séminaire de Managers…), définir les objectifs & les enjeux (cohésion équipe, motivation collaborateurs, fidélisation clients, appartenance à la société…) Renseigner de manière précise votre cahier des charges vous permettra une bonne organisation de votre événement.
    • Avec quelles fonctionnalités ? La plateforme événementielle myLodgEvent.com met à votre disposition un cahier des charges dédié au brief général de votre projet de séminaire.  Renseignez le contexte et les objectifs de votre séminaire, la typologie de vos participants, vos commentaires particuliers …
Organiser un séminaire sur une plateforme événementielle

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Étape 3 : Hébergement, salle de réunion, restauration, animations, … Trouvez LE(S) prestataire(s) et analysez les devis !

    • Pourquoi ? Vous cherchez un hébergement avec une salle de réunion pour votre séminaire ? Une activité pour fédérer et créer du lien entre vos participants ? Chercher et trouver LE ou LES prestataires qui correspondront à vos attentes ne se fait pas à la légère car la prestation doit en tous points correspondre à la thématique de votre séminaire d’entreprise et aux messages à transmettre aux participants. Un bon choix de prestataire permettra de valoriser votre séminaire et l’image de votre entreprise auprès de vos collaborateurs. Faites le bon choix !
    • Avec quelles fonctionnalités ? Oubliez l’annuaire et préférez un réseau sélectif et qualitatif qui vous permettra, à coup sûr, de trouver le prestataire qui correspond à votre besoin. Renseignez votre cahier des charges par prestation et envoyez-le aux prestataires correspondants en tous points à votre demande. Organiser votre séminaire sur notre plateforme événementielle : la qualité avant tout !
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Étape 4 : Maîtrisez votre budget

  • Pourquoi ? Définir le budget global du séminaire est souvent une étape « épineuse ». Aujourd’hui la devise : « faire plus avec moins » est une parfaite illustration des budgets restreints des entreprises pour leurs événements. Après avoir défini clairement votre budget vous pourrez consulter les prestataires et analyser les devis en fonction de votre budget prévisionnel.
  • Avec quelles fonctionnalités ? Un module de suivi de votre budget qui vous permet de comparer en un coup d’œil votre budget prévisionnel avec celui des prestations renseignées mais également de comparer les budgets prévisionnels de vos prestations avec les sommes réellement facturées par vos prestataires sélectionnés.

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Étape 5 : Votre Checklist pour ne rien oublier !

  • Pourquoi ? Gérer et piloter l’organisation d’un séminaire d’entreprise demande beaucoup de temps et surtout d’attention pour ne rien oublier : Définir le brief général de votre projet, poser une option pour un ou des prestataires, gérer vos invitations, réaliser un repérage sur place, prévoir une signalétique, gérer l’accueil et les vestiaires … N’hésitez pas à créer votre Checklist ou To do List, qui vous fera gagner du temps dans la mise en place de vos tâches.
  • Avec quelles fonctionnalités ? Une Checklist globale et personnalisable pour l’organisation de votre séminaire mais également une Checklist sur-mesure pour chaque prestation demandée.
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Étape 6 : Envoyez vos invitations & gérez vos participants

  • Pourquoi ? La communication en amont de votre séminaire ! Créer son formulaire d’inscription simplement, mettre en ligne sa page web dédiée à son événement, lancer ses invitations automatiquement et récupérer toutes les données de ses participants pour votre séminaire. Aujourd’hui de plus en plus d’entreprises utilisent l’envoi d’invitations en ligne pour leurs événements.
  • Avec quelles fonctionnalités ? Vous connaissez la liste de vos participants ? Importez-les dans votre plateforme événementielle, répartissez-les (hébergement, réunion, restauration, animation…) et checkez-les le jour J ! Vous souhaitez envoyer des invitations ? Importez votre liste d’invités dans la plateforme, et envoyez vos invitations en ligne ! Centralisez et gérez les retours en temps réel dans votre Tableau de Bord !

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Étape 7 : L’après événement : Évaluations

  • Pourquoi ? Réfléchissez à votre événement du début de son organisation au jour J, prenez en compte les retours de vos participants… C’est une prise de recul essentielle pour l’organisation de votre prochain événement.
  • Avec quelles fonctionnalités ? Un module d’évaluation de votre événement, où vous pourrez indiquer vos ressentis après l’événement et retrouver vos informations plus tard.
    Un module d’évaluation des prestataires pour déposer votre avis sur les prestataires qui ont travaillé sur votre projet. Faites marcher le réseau et permettez aux autres organisateurs de séminaires d’accéder à ces informations.
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 Avec myLodgEvent.com c’est simple, rapide et surtout efficace d'organiser un séminaire sur une plateforme événementielle.

Plusieurs fonctionnalités essentielles :

1 – Plateforme web
Imaginez, organisez et pilotez facilement et rapidement tous vos événements: Brief – Cahier des charges – Gestion des inscriptions en ligne & des participants – Projets en mode collaboratif – Suivi budgétaire – Tableaux de bord …
2 – Réseau de Prestataires
Réseau de prestataires sélectifs – Import de votre réseau privé de prestataires
3 – Book à Idées Interactif
Un moteur de recherche sur-mesure pour trouver des idées d’événements en France & à l’International et par thématique.

 

Créez votre compte gratuitement et organisez dès maintenant votre prochain séminaire !

 

 
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