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La réunion commerciale et la réunion d’équipe

Toutes les entreprises organisent un grand nombre de réunions. C’est un instant important, plus ou moins long, qui permet aux participants de se retrouver, d’échanger, d’interagir, d’écouter et d’entendre les messages stratégiques. De manière pragmatique, la réunion commerciale, la réunion de service, la réunion d’équipe, la réunion du comité de direction sont les 3 types de réunions les plus fréquemment employés en entreprise.

Pour info et repère ... un cadre consacre en moyenne 16 années de sa vie professionnelle en réunion ! Selon Antoine Dorin «il faut être plus efficace. Pour cela il faut préparer en amont la réunion mais aussi mesurer sa performance pour pouvoir améliorer les prochaines.»

Quels sont les différents types de réunions ?

Réunion

Les réunions d’entreprise ou réunions de travail peuvent avoir plusieurs objectifs : l’information, la prise de décision, la négociation :

- Les réunions d’information

Les réunions d’information au sein de l’entreprise sont des réunions organisées à l’initiative de la hiérarchie qui souhaite faire passer une information à ses équipes et collaborateurs.
Exemple : Organiser une réunion commerciale ou une réunion d’équipe pour exposer les nouveaux objectifs et nouvelles tendances.

Les assemblées générales sont organisées dans le but de donner les informations ainsi que des retours précis sur l’activité de l’organisation pendant l’année écoulée. Ces réunions permettent également de créer de l’échange avec les participants.

- Les réunions de négociations

Les réunions de négociations sont orchestrées par un médiateur qui doit trouver un accord entre les deux parties distinctes.
Il doit permettre à chacun de s’exprimer facilement, d’écouter et faire valoir des points de vue qui peuvent être totalement opposés.

- Les réunions de prise de décision

Les réunions de prise de décision sont des réunions qui peuvent prendre deux formes :

• Les tables rondes ou les commissions de travail avec un animateur qui gère et oriente le groupe afin qu’il trouve une solution adaptée à une problématique donnée.

• Les groupes créatifs : les participants sont choisis pour leur aptitude à trouver des solutions originales à un problème donné. L’animateur ou coach peut faire appel à des techniques pour stimuler et révéler la créativité telles que le brainstorming, la méthode des six chapeaux, la technique du concassage etc...

Comment organiser sa réunion commerciale, sa réunion d’équipe ?

Organiser une réunion

Organiser sa réunion de travail, animer sa réunion d’équipe, fédérer ses équipes autour la réunion de services, faire vivre sa réunion d'entreprise... sont autant d’éléments que doit anticiper l’organisateur, bien souvent le manager et son assistant(e). Voici donc la réponse en 5 tempos majeurs :

• Anticipez et communiquez pour impliquer

Une réunion se prépare en équipe. Pour cela, il est essentiel d’informer les participants de la trame générale de la réunion à venir (thème, objectifs...). Demandez-leur, si besoin, de réfléchir à certains points ou à certaines orientations. Cela permettra la prise de parole et facilitera les échanges le jour J.

• Préparez avec précision votre réunion

Anticiper, c’est la clé ! La préparation de votre réunion, bien en amont, est essentielle pour la réussite. Il est important de clarifier l’objectif principal de la réunion : quels messages faire passer ? Réunion d’informations, de décision ou de motivation ? Combien de personnes dois-je réunir ? Autre élément déterminant : le lieu et l’heure de la réunion. Choisissiez de préférence un lieu calme pour vos participants et un horaire bien choisi. Le timing est le dernier élément essentiel : si votre réunion ne doit pas durer plus d’une heure, elle peut également avoir sa part d’imprévisibilité et ne doit pas se terminer sans que l’essentiel n’ait été dit.

• Animez de manière claire, dynamique & participative

Afin de rendre la réunion productive et efficace, il est essentiel de la structurer et d’impliquer tous les salariés présents. Par exemple, soyez en avance afin d’accueillir vos participants. Un fil conducteur est crucial : commencez en rappelant l’objet de la réunion et annoncez l'ordre du jour, incitez les salariés à intervenir, et encouragez éventuellement les discussions entre eux. Mais attention, il est essentiel que vous gardiez la maîtrise de la réunion !
Pour être le plus efficace possible, évitez de trop rentrer dans les détails, et si le cas se présente, n'hésitez pas à recentrer les propos vers l’essentiel. Enfin, soignez la conclusion en faisant une courte synthèse et en rappelant les diverses tâches et missions de chacun décidées au cours de la réunion.
Si la réunion dépasse 1h30, prévoyez des pauses de 5 minutes, déterminantes pour maintenir l’attention de vos participants.

• Favorisez les échanges

Votre rôle est de faire passer des messages stratégiques à vos équipes tout en favorisant la prise de parole. Dans ce cas, alternez présentations et échanges. Vous devrez vous assurer que tous vos participants s’expriment et soient de véritables acteurs de la réunion.

• Proposez un plan d’action structuré et élaborez un compte-rendu détaillé

Tout comme l'ordre du jour, la conclusion de la réunion d'entreprise est déterminante : vous devez rappeler les objectifs, les points qui ont été vus et ceux qui, éventuellement, n’ont pas été traités. Il vous faudra lister les idées évoquées, les actions concrètes qui en découlent et attribuer certaines tâches en vue d’une prochaine réunion. Un compte rendu de la réunion doit être envoyé aux participants (et aux autres collaborateurs concernés) dans les plus brefs délais.

 
myLodgEvent - La réunion commerciale et la réunion d’équipe
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