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Réserver une salle pour un événement d'entreprise : conseils, astuces et nouvelles tendances

Réunions, séminaires, formations, conférences, congrès/colloques, réceptions ou encore coworking…Pour chaque type d’événement, le choix de la salle est déterminant.

myLodgEvent.com vous donne tous les conseils, toutes les astuces et les nouvelles tendances pour faire de votre prochain événement un succès !

 

1) Salle de réunion

C’est quoi ? Salle dédiée à l’organisation de réunions. 

Pour qui ? Dirigeants d’entreprise, Managers, Collaborateurs.

Pour quel(s) événement(s) ? Réunion commerciale, réunion d’équipe, réunion du comité de Direction, réunion des Managers…

Quel(s) équipement(s) ? Une salle de réunion doit être parfaitement équipée pour garantir le bon déroulé de la réunion : agencement des tables, chaises, paperboard, wifi, sonorisation & vidéo, vidéoprojecteur , écran… Pensez aux sièges confortables pour que vos participants apprécient le temps de réunion. Ces salles doivent être également parfaitement modulables. Pourquoi ne pas opter pour des équipements pliants et démontables ? Imaginez... Les sièges se déplacent aisément et la configuration des salles de réunion peut rapidement être réorganisée en U, en amphithéâtre, etc. La vue extérieure est évidemment très demandée … prise de recul !

Le + : Avec l’omniprésence des nouvelles technologies, les salles de réunions se veulent de plus en plus « branchées technologies» en proposant des équipements de plus en plus High Tech. Objectif : gagner en compétitive et en interactivité !

« Même si l'achat d'un tableau blanc interactif (TBI) ou d'une solution de visioconférence représente un vrai investissement, la demande reste forte car les entreprises savent que le retour sur investissement sur ces produits est facilement identifiable et très rapide. » Sébastien Mari, directeur de Wipple.

Quelle localisation ? Proche du lieu de travail : optimisation du temps de transport et des déplacements. 

Nouvelle tendance : partagez la salle de réunion de votre entreprise !

Les entreprises peuvent désormais diminuer les coûts en louant leur salle de réunion. C’est ce qu’on appelle « l’économie de partage » qui s’applique désormais aux entreprises.

Imaginez… Un mobilier design, un système de vidéo-conférence dernier cri, du wifi avec un excellent débit… mais une salle vide ! Cette scène fait partie de la vie quotidienne des entreprises.  La solution : évoluer vers un système de mini place de marché et louer les salles vides et sous utilisées à d’autres entreprises !  À noter que le partage de locaux débouche aussi sur des rencontres, souvent originales et, pourquoi pas, potentiellement créatrices d’opportunités business.

Quelques idées sélectionnées :

  • « Au comptoir éphémère »

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« Au commencement étaient les épices. Du jour où les Romains, au cours de leurs expéditions et de leurs guerres, ont goûté aux ingrédients brûlants ou stupéfiants, piquants ou enivrants de l’Orient, l’Occident ne veut plus, ne peut plus se passer « d’espiceries », de condiments indiens dans sa cuisine ou dans ses offices. » - Stefan Sweig « Magellan ». Le Comptoir Ephémère propose un lieu singulier et chaleureux pour vos réunions, un clin d’œil au passé de Nantes, aux expéditions périlleuses qui ont permis de favoriser le commerce et développer les échanges. Vous ferez de ce Comptoir Ephémère votre lieu de rencontres de richesses humaines, de valorisation de vos ressources et d’échanges d’idées. Embarquez dans une bonne aventure ! (Notre partenaire Surprenantes)

  • Votre réunion dans un loft

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Louez un lieu insolite pour toutes vos réunions ! Les lofts sont des espaces atypiques, bénéficiant de tout le confort nécessaire pour les réunions, sont principalement recherchés pour le calme, la sérénité et leur atmosphère propice au plaisir de la découverte ..

  • Prenez de la hauteur

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Réservez votre salle de réunion au Musée de l’Air et de l’Espace, au milieu de la plus belle collection de machines volantes et d'avions légendaires ! Des prestations adaptées à tout type d'événements d'entreprise. La salle de réunion est entièrement équipée avec mobilier. Le + : Entre deux réunions, participez à un parcours commenté de l'exposition ainsi qu'un accès au planétarium.

 

2) Salle de séminaire

C’est quoi ? Le séminaire a pour but de réunir les collaborateurs de l’entreprise dans une ambiance de travail, détendue et parfois même ludique. Le choix de la salle de séminaire est donc déterminant.

Pour qui ? Dirigeants d’entreprise, Collaborateurs, Managers.

Pour quel(s) événement(s) ? Séminaire commercial, séminaire d’équipe, séminaire de managers…

Quel(s) équipement(s) ? La salle de séminaire doit renvoyer une image positive auprès de vos participants qui va leur permettre de réfléchir, travailler et s’exposer sereinement. L’équipement doit donc être parfaitement adapté à l’événement. Choisissez donc une salle de séminaire adéquate en termes de localisation, de capacité, de prix, d’esthétisme et d’équipement techniques !

Quelle localisation ? Choisissez votre destination en fonction des objectifs du séminaire et du message à transmettre par l’entreprise. Mais n’oubliez pas de sélectionner un lieu facilement accessible par chacun des participants !

Le + : Et si vous tentiez une salle de séminaire au vert ou dans un lieu complètement insolite ? Laissez parler votre imagination !

Quelques idées sélectionnées :

  • Dans un atelier authentique au cœur de Paris

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Réservez votre salle de séminaire dans un atelier à l'ambiance vintage, reconverti pour les événements d’entreprise. C'est un lieu marqué par le souvenir des activités d'un ancien cartonnage : Vieilles poutres en bois, briques apparentes, murs patinés et anciennes machines... Pour une journée ou seulement pour quelques heures ? Une fois la porte refermée, plongez dans une ambiance où le temps s’est arrêté ! Travail et prise de recul, voilà vos objectifs.

  • « Allumez le feu »

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Réservez votre salle de séminaire à seulement 45 min des plages historiques du débarquement, et à 1h du Mont Saint Michel ! Située dans un écrin de verdure de 22 hectares, l’Ecole des Sapeurs Pompiers du Calvados accueille tous vos participants dans une atmosphère de calme et de tranquillité. L'établissement dispose de 5 salles entièrement équipées d'une capacité de 10 à 50 personnes, et d'un amphithéâtre de 200 places. Le + : Entre deux réunions, l'école propose des jeux de rôles dans lesquels vos collaborateurs pourront, l'espace de quelques heures, embrasser le rêve d'enfant de devenir pompier !

3) Salle de formation

C’est quoi ? Une salle dédiée à la formation professionnelle interne et selon une thématique et un objectif définis préalablement par l’entreprise.

Pour qui ? Les collaborateurs.

Pour quel(s) événement(s) ? Sessions de formation ou de coaching.

Quel(s) équipement(s) ? Tables & chaises, wifi, avec si possible vidéoprojecteur, écran, tableau et/ou paper board.

L’agencement de la salle de formation est déterminant : disposition en salle de classe offrant une table par participant et favorisant la concentration sur des travaux individuels, disposition en théâtre (fauteuils alignés face à la scène) qui favorisera la portée de votre discours à tous les participants, disposition en U, la plus favorable aux échanges et à la mise en place d’un vidéoprojecteur par exemple, et enfin disposition en tables rondes ou carrées, classique, mais souvent utilisée pour les séances de coaching.

Quelle localisation ? Proche du lieu de travail : optimisation du temps de transport et des déplacements.

Le + : Innovez ! C’est la nouveauté qui favorisera la créativité et permettra aux collaborateurs de sortir de leur zone de confort pour réfléchir différemment. Optez pour une salle de formation atypique voire carrément insolite !

Quelques idées sélectionnées :

  • Le Horse Concept

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Réservez votre salle de formation dans un lieu unique et atypique. Elle se déroulera au cœur d’un centre équestre. Avec l'aide d'un être vivant et fascinant, le cheval, travaillez sur les comportements fondamentaux pour la confiance et l'adhésion, la motivation et l'enthousiasme collectif. Pendant un ou deux jours, motivez, récompensez et fidélisez vos collaborateurs, dans une atmosphère ludique et professionnelle. Du vécu, du vivant et des expériences non stop, pour chacun !

  • Gestion de l’imprévu & efficacité collective

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Réservez votre salle de réunion au cœur d’un centre de formation dédié au leadership. Faites partager à vos collaborateurs une expérience originale en matière de direction des hommes et de conduite de projets à travers des scénarios opérationnels. Cette formation dédiée à la gestion de crise, et pas seulement, s'appuiera sur les principes fondamentaux permettant de résoudre des situations d'exception : anticipation, réaction, communication & coopération !

4) Salle de Conférence

C’est quoi ? Lieu d’informations et d’échanges par excellence.  Elle permettra à une personne, ou à un petit groupe, de s’exprimer auprès d’un large groupe de personnes. Elle est divisée en « deux espaces » qui communiquent : celui des orateurs et celui du public.

Mairie, ministères, centres culturels ou de congrès, la majorité des organismes disposent d’une salle de conférence.

Pour qui ? Toute l’entreprise, clients, fournisseurs, partenaires, presse …

Pour quel(s) événement(s) ? Réunions d’entreprise, séminaires internes ou externes, rencontres professionnelles, convention, réseau btob …

Quel(s) équipement(s) ? Les « indispensables » : vidéoprojecteur, écran, projecteur sur toile, sonorisation & vidéo, wifi, chevalet de présentation, pupitre… Pour un budget plus important, optez pour le tableau numérique interactif ou le tableau blanc interactif. Du matériel modulable par un choix de sièges flexibles adaptables à tout type de rendez-vous. Pensez également à un éclairage modulable et plus faible sur les participants mais favorisant quand même la prise de notes. L’architecte de la salle est accompagné d’un scénographe et d’un acousticien qui interviennent pour optimiser la capacité de la salle et la qualité du son.  

Important : Il est recommandé de prévoir une séparation de 45 cm entre deux rangées de chaises et de 60 cm autour d'une table mais également de penser à la bonne aération de la salle ! Ne rien oublier pour le confort de vos participants, c’est la clé !

Quelle localisation ? L'accessibilité de votre salle de conférence et des horaires adaptés permettront la venue d'un plus grand nombre d'invités, et donc une optimisation de votre l'événement.

Le + : Alliez esthétique & pratique ! Imaginez … « De la chaise basique, avec tablette écritoire, au fauteuil sur mesure pivotant, en passant par le siège cuir équipé de branchements multimédia, l'offre est large » (Source : Décision Achats) Le choix des matériaux et le choix de la salle feront la différence dans l’impact de l’événement et l’image de l’entreprise elle-même.

Quelques idées sélectionnées :

  • La bibliothèque Nationale de France

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Réservez votre salle de conférence dans un lieu emblématique de la culture nationale. La Bibliothèque Nationale de France vous offre la possibilité d'organiser vos conférences en mettant à votre disposition des espaces de la bibliothèque et un accès privatif aux expositions temporaires.

  • Dans un studio TV

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Réservez votre salle de conférence dans un espace de création dédié à l'audiovisuel et au numérique et plongez dans l'univers des plateaux TV. Trois plateaux de tournage équipés, des loges, des studios son et cabines sont dédiés à événements d’entreprises. Vous pourrez les agrémenter d'animations audiovisuelles singulières : diffusion en replay de votre conférence sur votre intranet ou internet, reportage vidéo de votre évènement ou diffusion en direct sur vos réseaux sociaux, ou encore ateliers "devant" ou "derrière" la caméra. Cela vous tente ? alors ça tourne !

5) Salle de Congrès/Colloque

C’est quoi ? Une salle pour réunir l’entreprise avec ses clients et/ou partenaires potentiels. Rencontres, échanges & partages. Les salles de congrès et/ou colloques sont des lieux privilégiés permettant aux entreprises de s’informer et de débattre (Source : Le Nouvel Économiste).

Pour qui ? Toute l’entreprise, clients, partenaires, réseau btob

Pour quel(s) événement(s) ?

Quel(s) équipement(s) ? Écran, vidéoprojecteur, sonorisation et lumière, accès au wifi, sièges modulables et confortables…

Aujourd’hui, l’accès au très haut débit et la qualité de la sonorisation et de la lumière constituent des critères fondamentaux de sélection des entreprises à la recherche de sites susceptibles d’assurer à leurs meetings un succès éclatant. (Source : Le Nouvel Économiste).

L’accès aux technologies de pointe est également un facteur clé de réservation de la salle de congrès/colloque. Les entreprises sont à la recherche de l’innovation et demandent, notamment, à être connectées en permanence.

Quelle localisation ? Budgets obligent, les salles de congrès/colloques privilégiées sont celles proposant une grande accessibilité pour réduire au maximum les temps de transport et optimiser la venue des participants.

Le + : Les sites proposant des salles de congrès et/ou colloques misent aujourd’hui sur leur côté écologique. On constate en effet un intérêt croissant des entreprises pour le développement durable, qui donne un sens différent à leur événement. Les sites s’adaptent donc à la demande en proposant des salles dans des lieux proposant une restauration biologique ou locale, ou encore dans des établissements à façade végétalisée.

Quelques idées sélectionnées :

  • Palais des Congrès de St Brieuc

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Au Coeur de la baie de Saint-Brieuc et à moins de 3 heures de Paris en TGV, le plus grand palais des Congrès de Bretagne vous ouvre ses portes pour tous vos congrès et/ou colloques. Il dispose d’un auditorium de 1200 places assises, d’un espace de restauration et d’exposition de 2000 m2 et d’un espace d’accueil (la Rotonde) de 450 m2.

  • Palais des Congrès de l’Aube en Champagne

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Fraîchement inauguré en 2014, et situé au cœur du centre-ville historique de Troyes, le Centre de congrès de l'Aube, est un lieu unique et au top de la modernité et de la basse consommation pour vos congrès et/ou colloques. Il dispose d’un auditorium modulable accueillant jusqu’à 800 personnes, de 1000m2 d’espaces modulables, d’un hall d’accueil équipé avec banques d’accueil et vestiaires… 

6) Salle de réception 

C’est quoi ? Salle dédiée à l’organisation de cocktail, buffet dînatoire, et autre typologie d’événement plus conviviaux. 

Le lieu de réception doit être conforme aux besoins de l’entreprise et au message à transmettre aux invités. Il doit à la fois donner envie de venir, mettre en valeur l’événement et même surprendre !

Pour qui ? Collaborateurs, dirigeants d’entreprises, clients. Partenaires, presse …

Pour quel(s) événement(s) : Lancement de produits, lancement & inauguration, soirée privative…

Quel(s) équipement(s) ? Lumière et sonorisation, agencement pour cocktail déjeunatoire ou dinatoire, restauration sur place, parking à proximité.

Quelle localisation : L'accessibilité de votre salle de réception et des horaires adaptés permettront la venue d'un plus grand nombre d'invités, et donc une optimisation de votre l'événement.

Le + : Pour faire le buzz, misez sur l’originalité de votre salle de réception. Un lieu insolite certes, mais les entreprises rejettent les lieux trop clinquants, à la décoration trop chargée ou à la réputation trop branchée (Source Le Nouvel Économiste). Optez pour l’inattendu !

Quelques idées sélectionnées : 

  • Le Musée Rodin

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L'un des plus beaux musées de la capitale, le musée Rodin dissimule un jardin très prisé. Le Café du Musée Rodin, situé dans le parrc, propose des petits-déjeuners, apéritifs, dîners et cocktails. Aux beaux jours, profitez d'une réception sous les ombrages du parc ou au bord du bassin. Plusieurs lieux de réception sont mis à votre disposition pour organiser un apéritif dans le cadre d'une visite de collections ou d'une exposition.

  • Event Chic Tipis

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Sortez de la routine, et organisez votre réception sous les ChicTipis ! Faites découvrir à vos collaborateurs ou partenaires, un concept événementiel innovant, une nouvelle méthode de cohésion et de partage. Marquez les esprits, fédérez les équipes, fidélisez les clients et surtout sensibilisez !

7) Salle de coworking

C’est quoi ? Des bureaux partagés entre entreprises, des espaces collaboratifs, agréables et conviviaux qui combinent open-space, bureaux cloisonnés et des ressources professionnelles partagées.

Selon bureauxapartager.com, il y aurait aujourd’hui près de 2 500 lieux de coworking dans le monde. On en dénombrerait une centaine en Ile-de-France et de plus en plus en régions.

Pour qui ? Clients  & collaborateurs.

Pour quel(s) événement(s) ? Journées de travail collaborateurs / clients, speed dating, speed meeting …

Quel(s) équipement(s) ? Agencement tables  & chaises, sonorisation & vidéoprojection, wifi, salle de réunion à proximité (et entièrement équipée).

Quelle localisation ? Proche du lieu de travail : optimisation du temps de transport et des déplacements. 

Le + : Des avantages matériels, par la mise à disposition immédiate de bureaux avec les services nécessaires pour travailler, des avantages budgétaires par des frais fixes qui permettent de maîtriser le budget de l’entreprise (la location d’un poste de travail coûterait entre 100 & 500 €/mois contre des milliers d’euros pour une location classique, sans oublier les dépôts de garantie, cautions, assurances…. Source Le Nouvel Economiste), des bénéfices «humains », par la proximité avec d’autres entrepreneurs (accès à un réseau plus large de partenaires potentiels) et enfin un environnement de travail favorisant la créativité et qui permet d’enrichir sa vie sociale professionnelle.

En bref, le coworking est la tendance à suivre. Celle-ci pourrait bien changer fondamentalement la façon de travailler !

Quelques idées sélectionnées :

  • Dans un ancien atelier automobile à Marseille

Réserver une salle pour un événement d'entreprise : conseils, astuces et nouvelles tendances 

Réservez votre sale de coworking dans un espace unique et authentique dont le béton brut et les charpentes apparentes, se marient à merveille à un mobilier très design. Le + : une grande verrière qui laisse passer une lumière naturelle très agréable !

  • Dans une ancienne caserne militaire à Bordeaux

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Réservez votre salle de coworking dans un lieu historique à Bordeaux et rénové pour y créer un pôle d’activités économiques pour les entreprises écolos, créatives et responsables. Le + : les 20 000m2 de la caserne abritent une épicerie bio, un restaurant bio, une ferme et un skate park  ! 

 

Réservez votre salle pour votre prochain événement d'entreprise en consultant le réseau sélectif de prestataires myLodgEvent.com !  

Besoin de nouvelles idées pour des lieux classiques ou insolites ? Naviguez dans notre book à idées !

  

Sources : 

 

 

 

 
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