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  4. Le prestataire événementiel : rôle, missions et évolutions

Prestataire événementiel : rôle, missions & évolutions

  • Du traiteur à la régie technique, en passant par la location de mobilier, activités team building  ou lieux événementiels, orchestrés par un coach ou conférencier : coup de projecteur sur tous les prestataires qui garantissent le succès de vos événements.

     

    1.    Le prestataire événementiel : c'est qui ? c'est quoi ?

    Aujourd’hui pour la réussite de vos événements professionnels, vous devez penser à tout,  et surtout aux Prestataires qui interviendront lors votre journée et/ou soirée.

    Il existe 25 secteurs d’activité transversaux aux métiers de l’événementiel, référencés sur myLodgEvent.com :
    •    Accueil & sécurité
    •    Activité thématique
    •    Agence de voyages
    •    Agence événementielle & réceptive
    •    Agencement & décoration
    •    Animation
    •    Assurance & Visa
    •    Coaching & Formation
    •    Communication
    •    Hébergement
    •    Hébergement avec salle de restauration
    •    Imprimerie
    •    Interprète & traduction
    •    Intervenant extérieur
    •    Juridique
    •    Marketing multi canal
    •    Matériel & équipement événementiel
    •    Média
    •    Objet publicitaire
    •    Photo & Vidéo
    •    Recrutement
    •    Restauration sur site
    •    Régie technique
    •    Salles & Lieux événementiels
    •    Traiteur
    •    Transport

    Ces 25 secteurs d’activité couvrent plus de 150 prestations caractéristiques du marché de l’événementiel.
    Au sein de chaque secteur d’activité, se distinguent de nombreuses prestations différentes et véritablement adaptées à chaque événement professionnel.
     

    Quelques exemples :

    •    Vous cherchez un hébergement pour votre séminaire ? Vous avez un large choix, de la Péniche en passant par les Hôtels de ** à ***** et tous autres hébergements atypiques …
    •    Vous souhaitez une salle ou un lieu événementiel ? Mais pour quelle typologie d’événement ? Congrès & Colloques, Inauguration & lancement, projection privée, soirée avec animation ou soirée privative, mais aussi pour un speed dating ou un networking ?
    •    Vous recherchez un traiteur ? Vous souhaitez un brunch, un cocktail déjeunatoire ou dînatoire, une pause-café avec ou sans viennoiseries, un petit déjeuner ou encore une prestation atypique et sur mesure ?
    •    Vous organisez une formation ? Déterminez votre typologie de formation : pour les Cadres & dirigeants, avec ou sans coach, pour du développement commercial, une stratégie d’entreprise ou encore pour gérer & anticiper une situation de crise …
    •    Vous avez besoin d’une régie technique ? Avez-vous pensé à des effets spéciaux ou une mise en lumière, une sonorisation événementielle ou une vidéo ?

     

    2.    Prestataire événementiel : pour qui ? pourquoi ?

    L’objectif principal d’un Prestataire est de mettre à disposition du client la qualité de sa prestation pour garantir la réussite d’un événement professionnel organisé par les Entreprises, Collectivités, Fédérations, Associations …

    Mais comment ?
    •    En proposant des idées évènementielles originales et inédites,
    •    En garantissant un évènementiel fiable, souple & créatif,
    •    En écoutant les attentes stratégiques du client,
    •    En anticipant le moindre détail,
    •    En conseillant,
    •    En donnant confiance !

     
    3.    Les attentes des prestataires événementiels

     Aujourd’hui le Prestataire événementiel a de réelles attentes :
    •    Trouver de réels clients organisateurs
    •    Être en contact direct avec des clients qualifiés
    •    Accélérer son business
    •    Améliorer sa visibilité
    •    Accéder à un réseau professionnel

     Bref, sortir du lot !

     

    4.    Face à un marché en totale mutation, le prestataire événementiel doit s'adapter

    Face à un marché en totale mutation, et aux exigences des Clients, les prestataires événementiels doivent s'adapter. Il leur faut désormais sans cesse faire preuve d’imagination et surfer sur les tendances du moment.

    Les évolutions techniques & digitales sont incessantes, quel que soit le secteur concerné. Cuisine moléculaire & ateliers participatifs, numérique et digital chez les prestataires techniques, originalité des lieux de réunion atypiques, événementiel éco-responsable... Pour créer du lien et raconter une nouvelle histoire avec de l’innovation !

    Quelques exemples :

    • La restauration

    Dans le domaine de la restauration, les tendances évoluent depuis plusieurs années.

    -          La cuisine moléculaire : La cuisine moléculaire a débarqué récemment sur le marché de l’événementiel. On la rencontre désormais lors de colloques, de lancements de produits, de cocktails dînatoires, et même lors de team-buildings organisés par les entreprises.

    -          Les Ateliers ludiques et participatifs deviennent récurrents dans les événements d’entreprises : travailler en équipe, savoir imposer ses idées, faire preuve de créativité et d'originalité, respecter les enseignements des professionnels, autant de notions essentielles qui allient savoir-faire et savoir-être !

    -          Challenge « Top chef » : Par équipe, les participants s’affrontent autour de la réalisation d’un menu avec entrée, plat et dessert, dans le même esprit que la célèbre émission télévisée.

    Une bonne manière pour les entreprises d’allier innovation, surprise, plaisir et partage collectif !

    • Les Prestataires techniques & les nouvelles technologies

    Parmi toutes ces évolutions, les nouvelles technologies occupent une place prépondérante.

    Quelques exemples :

    -          Community Wall : Le public est invité à envoyer son commentaire ou sa question par SMS à un numéro donné ou par Twitter et un hashtag dédié. Un animateur est généralement désigné pour modérer les commentaires.

    -          Multi wall : Identique au Community Wall avec possibilité également d’envoyer des photos grâce à un hashtag Instagram ! Les messages peuvent être modérés ou envoyés directement sur le système vidéo de l’évènement. Un animateur est généralement désigné pour modérer les commentaires.

    -          Wall mapping : Projection d’un visuel sur une façade ou sur tout support

    -          Réalité augmentée : Il s’agit de la superposition d’une image 3D ou 2D sur la réalité en temps réel

    -          Le corps connecté : Le contrôle de l’application se fait du bout des doigts par simples mouvements dans l’espace.

    -          L’imprimante 3D: Impression sur mesure de goodies pour des offres promotionnelles ou cadeaux pour des réunions d’affaires …

    -       Light Painting : Du dessin avec de la lumière ! L’idée de « peindre une toile » avec du matériel photographique. Il s’agira de « faire des mouvements » devant un décor, muni d’une source lumineuse…

    -          La géolocalisation : De la micro localisation envoyant un SMS avec le programme des activités de la salle où l’on se trouve, à l’application GPS intégrant la réalité augmentée et guidant le participant jusqu’au lieu de réception. Une réelle interaction avec les participants !

    -          Danser avec des robots : Rien de tel pour marquer les esprits que des animations à base de robots. Construire un robot, le programmer, le piloter ou encore découvrir des robots qui entrent en scène, dansent en musique et invitent les participants à un dîner ou à une convention à les rejoindre. Efficacité immédiate !

    • Les salles & lieux événementiels « hors de l’ordinaire »

    Les lieux « hors de l’ordinaire » sont et resteront toujours très populaires puisqu’il est aujourd’hui très recherché de faire sortir vos invités de leur zone de confort :

    -          Louer un espace éphémère : Création d’espaces, souvent dans des endroits conviviaux et à fort passage. Ces espaces éphémères permettent aux marques de faire le « buzz ».

    -          Aquarium : Organisez un cocktail dinatoire ou un diner gala entouré de 10 000 poissons et invertébrés, répartis dans plus d'une quarantaine d'aquariums.

    -          Transformation d’un lieu très connu comme un hôtel en un univers hors normes pour faire vivre des émotions à vos invités.

    -          Lieux réhabilités dans une tendance atypique et décalée : Ancien hangar, usine désaffectée ou galerie d’art.

    • L’événementiel éco-responsable

    Devenir éco-responsable et afficher l’engagement de son entreprise est la tendance actuelle : respect de l’environnement, développement durable, promotion de la démarche RSE pour une communication « responsable ».

    Réduction des déchets, matériaux recyclables comme le carton et le bois pour le mobilier et les éléments de décor ou encore sources d’énergie s’inscrivant dans une démarche durable.

    Le tourisme d’engagement solidaire est plébiscité dans l’entreprise dans une dynamique de savoir-faire et de savoir-être … à découvrir sur http://lodge-attitude.com/

     

  • En bref, la liste des tendances et des innovations n'est pas exhaustive et évolue en permanence !

     

    Grâce à myLodgEvent.com, les Prestataires ont l’opportunité de faire connaître leurs prestations originales & atypiques auprès de tous nos clients !

    Grimpez dans note arbre à idées et marquez votre différence sur www.mylodgevent.com !

 
myLodgEvent - Le prestataire événementiel : rôle, missions et évolutions
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