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assistantes : les nouveaux outils numériques qui vont vous faciliter la vie !

La vision de Steve Job était : "Je veux créer des outils qui vont changer le monde". Pari réussi ! En moins de 20 ans, presque toutes les entreprises ont vu leur quotidien transformé suite à l’apparition et au développement des nouvelles technologies. Nous sommes dans l’ère de la transition numérique !
Aucune entreprise n’y échappe, et les Assistantes, de plus en plus sollicitées et valorisées dans leur métier, peuvent aujourd’hui compter sur ces nouveaux outils qui vont leur « changer la vie ».

 Assistantes : les nouveaux outils numériques qui vont vous faciliter la vie

 

1. La transition numérique : c'est quoi ?

 L’apparition des nouvelles technologies marque un changement majeur dans la vie des entreprises. Aujourd’hui encore, et dans un contexte de modification des habitudes professionnelles liée aux nouvelles technologies, nombreuses sont celles à rester encore timides dans l’usage de outils numériques. Il s’agit pourtant d’un atout majeur pour la croissance des entreprises : diminution des coûts, visibilité, promotion & communication, augmentation du chiffre d’affaires …


Véritable rupture dans les habitudes, il s’agit donc bien d’un processus, d’une transition et d’un changement des usages. Touchant à tous les domaines de l’entreprise, elle souhaite offrir une réponse adaptée aux besoins de ses clients.
Pour preuve, une étude du cabinet Roland Berger démontre une hausse de 50% du bien-être au travail par rapport aux entreprises n'ayant pas de transformation numérique.


A chacun maintenant de se familiariser et surtout de l’adopter !

 

2. L'Assistante au coeur de la transition numérique

Proche collaborateur/collaboratrice et véritable personne de confiance, l’Assistante(e) prend en charge des missions stratégiques et très variées. Aujourd’hui on lui demande toujours plus et toujours mieux : Communication, organisation, anticipation, gestion …

Assistante & Numérique = Un duo efficace !

 

Assistantes : les nouveaux outils numériques qui vont vous faciliter la vie

Enquête EUMA/CEGOS – Le métier d’Assistante : quelle évolution ? – Avril 2011

 

Une grande majorité d’Assistantes considère aujourd’hui que les évolutions technologiques renforcent leur rôle et facilitent leur montée en compétences. Les outils du Web 2.0 font aujourd’hui partie de leur quotidien : gain de temps, efficacité et sérénité !


Grâce au numérique, l’Assistante acquiert de nouvelles connaissances qui lui permettront une montée en compétences dans l’entreprise : échange et transmission des informations en temps réel (interne et externe), planification et organisation d’événements, promotion de l’entreprise, prospection clients …


Découvrir, adopter et utiliser au mieux les outils numériques, tel est le nouveau défi des Assistantes. Une ambition qui correspond en tous points aux quatre principes du monde numérique selon Don Tapscotte : « collaboration, transparence, partage, autonomie ».

 

3. Pourquoi utiliser les outils numériques ?

  • Gagner en efficacité : Travailler plus efficacement et surtout gagner du temps !
  • Planifier, organiser un événement
  • Communiquer et échanger des informations : En quelques clics et en quelques secondes, une décision stratégique ou une information à transmettre !
  • Promouvoir l’entreprise et/ou l’événement : Valoriser l’entreprise et l’événement à travers des outils de communication pertinents (réseaux sociaux, médias, marketing multi-canal …)
  • Collaborer à distance
  • Veiller, échanger en temps réel
  • Créer et/ou animer un site Web

 

4. Quels outils numériques pour les Assistantes ?

Les outils numériques « traditionnels

Les systèmes informatiques d’entreprise intégrés (Enterprise Resource Planning) qui aident à l’organisation, et à la gestion de la plupart des processus de l’entreprise : gestion commerciale, relation clients, gestion d’entreprise, comptabilité …

  • Yourcegid : Logiciel de gestion commerciale
  • EBP Ligne PME : De la saisie des écritures en passant par la déclaration automatique de la TVA, la prévision de trésorerie et la comptabilité analytique, relation Clients & CRM …
  • Oracle E-Business Suite : Suite d’Applications de logiciels de gestion pour l'entreprise.
  • Ciel by Sage
  • SAP by ERP
  •  …

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Les outils collaboratifs et coopératifs : Considérés comme des vecteurs d’innovation et de créativité, ils permettent de communiquer facilement et efficacement avec le public interne (collaborateurs)  et le public externe (prestataires, clients, distributeurs…),  de pouvoir organiser et/ou collaborer à distance… 

  • Les fichiers en ligne (Agenda, documents Word, Excel) consultables et modifiables à distance à tout moment.
  • Agendas en ligne (Google Agendas, Google Docs …)     
  • Application calendrier sur Outlook.com
  • Google Drive pour stocker en cloud des documents
  • Office Web Apps pour collaborer en ligne sur des documents Word, Excel & Power point

Assistantes : les nouveaux outils numériques qui vont vous faciliter la vie

 

 

Le webmarketing et le social media sont aujourd’hui très utilisés pour communiquer et échanger en temps réel et diffuser de l’information.

 Assistantes : les nouveaux outils numériques qui vont vous faciliter la vie

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Assistantes : les nouveaux outils numériques qui vont vous faciliter la vie

 

Les nouveaux outils numériques
  • Les salons & réunions virtuels : Le principe est identique aux salons & réunions "physiques" puisqu’il s’agit de mettre en relation, de manière virtuelle, les différents participants (visiofaire.com, Key for it …)
  • Les logiciels d’inscription & de gestion des Participants : Gestion des inscriptions ou billetterie en ligne (Evenium, Eventbrite …)
  • Les Webinars : Séminaire interactif, le Webinar est accessible en ligne sur inscription et peut être suivi en direct ou en différé, sur le Web. (Go to Meeting …)
  • Les WEB TV : Diffusez votre réunion/événements en direct ou en différé à un public extérieur ! (Tweetlive, Youtube, Google Hangout…)
  • L'Impression 3D : Impression d’un objet réel à partir d’une image (Cresilas, Sculpteo …)

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Tout en restant consciente qu’il ne faut pas tout vouloir maîtriser sur chaque support, l’Assistante va pouvoir utiliser ce dont elle a besoin pour travailler et surtout pour gagner du temps et en efficacité !

 

5. myLodgEvent.com : votre outil numérique pour vous faciliter la vie !

myLodgEvent.com regroupe tout un ensemble d’outils numériques sur une seule et unique plateforme collaborative. Un véritable outil pour organiser un événement d’entreprise :

  • Planification, création et organisation d’événements
  • Génération de Cahier des Charges, Checklist & Roadbook
  • Arbre à Idée interactif & dynamique
  • Gestion des participants
  • Gestion du Timing & du Budget
  • Evaluations & Reporting
  • Fomalisation du Road Book événementiel


Et de nombreuses évolutions à venir …

  • Gestion des inscriptions
  • Enquête de satisfaction
  • Courriers de remerciements
  • Album photos dédié à l’event

 

Assistantes : les nouveaux outils numériques qui vont vous faciliter la vie

Arborescence de son projet & Génération de Cahiers des Charges spécifiques

 

Assistantes : les nouveaux outils numériques qui vont vous faciliter la vie

Fiche Idée dans l'Arbre à Idées

 

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