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organiser un événement d'entreprise : du contenu, de la forme et de la methodologie !

Organiser un événement d’entreprise ne se résume pas à vouloir seulement réunir ses participants. Il s’agira de donner du sens et du contenu à l’événement tout en respectant les valeurs portées par l’entreprise. Un dernier élément à ne surtout pas négliger : votre événement d’entreprise doit créer du lien véritable entre vos participants : c’est déterminant !

 

1) Un événement qui a du sens, des valeurs, et du lien

Informer et motiver sont les deux principales vocations de l’événement professionnel dont le terme générique cache tout un tas de formes différentes : séminaires, formations, réunions, lancement de nouveaux produits, incentive… Mais l’événement en lui-même doit être porteur de sens, de valeurs et surtout de lien.

  • Du sens
    Sens et cohérence sont deux éléments cruciaux dans l’organisation d’un événement d’entreprise. C’est ce sens qui justifiera notamment le budget alloué par l’entreprise.  Le contenu doit être également porteur de valeurs et fonctionner par « objectifs ». L’événement prendra ainsi un format différent en fonction des objectifs souhaités.
  • Des valeurs
    Cette recherche de sens se couple avec l’émergence de certaines valeurs permettant de développer la pérennité des relations par la notion de confiance, de solidarité et d’esprit d’équipe.  On citera par exemple les formations « développement personnel », le coaching…  Les activités « teambuilding » permettent également de renforcer les liens entre collaborateurs.  On constate un retour aux activités « simples » : collaboration, travail en équipe…
    Le bien-être des salariés est également au cœur des préoccupations des entreprises. On insistera ainsi sur les activités favorisant la détente, permettant d’améliorer les performances. Une entreprise heureuse est une entreprise performante !
  • Du lien
    D'après Claude Assous, de CAC Consulting (Source : Le Nouvel Economiste) les entreprises françaises cherchent à “concilier performance économique et performance sociale” ou à “recréer du lien dans l'entreprise”… L’événement professionnel va servir justement à créer du lien, notamment entre les collaborateurs qui ne font parfois que se croiser dans l’entreprise. Rapprocher et fédérer les participants !
    A noter que de nombreuses études montrent un lien fréquent entre le mal-être des entreprises et l’arrêt des événements professionnels. Il est pourtant essentiel de se réunir, non pas seulement quand tout va bien, bien au contraire !
 

2) Définir le format de votre événement d'entreprise

Le format de votre événement dépendra d’abord de la cible et du message que l’entreprise souhaite passer.

  • La durée : Un chiffre : + 80 % des événements sont réalisée sur 1 ou 2 jours. Pour les conventions Top Management, le format court sera apprécié. Pour les Forces de Vente, les collaborateurs ou tout simplement les services supports, avec pour enjeu principal la motivation et la cohésion, on préfère les formats plus longs de 2 à 4 jours.  Quant à une convention de Dirigeants, on préfèrera le format de 2 jours. L'idée principale étant surtout d'optimiser au maximum le temps et les budgets.
  • Le lieu : Un chiffre : 77 % des événements sont réalisés en France. En effet, pour des moments plus « traditionnels » les entreprises privilégient les destinations en France (optimisation du budget et des temps de transport). Les organisateurs préfèrent également le « tout en un » : lieu de réunion, dîner, spectacle... « En un lever de rideau, ils peuvent passer du conventionnel au festif » (Hervé Duperret, directeur commercial du Lido). 
    Les voyages à l’étranger, quant à eux, seront plutôt réservés aux voyages incentive. Ce type d’événement doit être, dans la mesure du possible, au moins annuel pour la même cible.
  • Le nombre de participants : Dans le contexte socio-économique actuel, le nombre de participants diminue. On compte désormais des groupes de 20 personnes au lieu de 50 il y a quelques années et pour des événements de plus en plus consacrés essentiellement au travail. Et pourtant ! Selon l'étude 2015 de Coach Omnium, presque 9 participants sur 10 sont heureux de partir en séminaire/convention.
    En revanche, réunir un nombre conséquent de collaborateurs peut amplifier le sentiment d’appartenance à la société. De nouvelles méthodes sont aujourd’hui mises en place pour permettre à l’entreprise d’augmenter son auditoire sans pour autant accroître le nombre des participants. Il est désormais possible de créer de nouvelles catégories de participants : ceux qui sont présents le jour J, ceux qui suivent en direct sur Internet, et ceux qui profiteront de la diffusion vidéo à postériori. Un événement d’entreprise peut aujourd’hui être ouvert au plus grand nombre. Impact garanti !

 

3) Un avant, un pendant, un après événement

Pour que votre événement d’entreprise soit réussi, il faut l’inscrire dans la durée : la préparation et la promotion en amont de l’événement, la communication à l’instant T, puis la prolongation de l’événement. Il faut capitaliser sur cette continuité de l’événement, rendant ainsi son efficacité démultipliée grâce aux nouvelles méthodes de préparation et de communication en amont et en aval.

  • En amont

Organiser un événement d’entreprise nécessite une véritable préparation en amont et une gestion du moindre détail !
Pour connaître toutes les étapes de « l’organisation d’un événement d’entreprise » : se référer à nos articles déjà parus !

- L’événement professionnel
- Evénements professionnels : anticiper c’est la clé !
- Organiser en interne son événement professionnel

L’organisation finalisée, n’oubliez pas de promouvoir votre événement !

- Création de site Web dédié
- Envoi des invitations en ligne et centralisation des retours
- Gestion des inscriptions
- …

  • Le jour J

Piloter son événement d’entreprise le jour J est bien sûr déterminant. N’oubliez pas de :
- Réaliser un repérage gérénal
- Réaliser un brief avec tous les prestataires
- Redonner les dernières consignes
- Valider la signalétique intérieure & extérieure
- Préparer la mise en place du vestiaire
- S’assurer que la partie technique est OK (derniers tests à l’appui)
- Donner le top départ de l’événement
- Vérifier le bon timing pour chaque étape
- Prendre quelques ressentis « à chaud » des participants
 - …

  • Après l'événement

L’événement d’entreprise s’inscrit dans la durée. Après l’événement n’oubliez pas de :
- Envoyer un courrier de remerciement
- Réaliser une enquête de satisfaction
- Transmettre les supports de présentation
- Anticiper votre prochain événement
- Faire vivre l’événement (photos, vidéos, presse…)
- …

 

4) Les nouvelles sources d'inspiration des événements d'entreprise

Selon différentes études, et dans un contexte socio-économique tendu, les entreprises se tournent vers des événements autrefois plus réservés au champ culturel, associatif ou encore sportif afin de puiser de nouvelles sources d’inspiration (Source : Le Nouvel Economiste). Cette nouvelle tendance permet aux entreprises de « redorer leur blason » mais également de répondre à leur quête du sens.

L’événementiel culturel, en ce qu’il fait appel aux émotions, est un bon moyen pour les entreprises de se rapprocher de leurs clients et de promouvoir leur image auprès d’un large public : celle d’une entreprise engagée dans la cité et la société.

  • Séminaire de luxe autour de l'Exposition Universelle de Milan : Récompensez vos collaborateurs suite à l’accomplissement des objectifs fixés par l'entreprise. Direction la capitale du design ! Une récompense de choix  : des prestations luxueuses et originales à l’occasion de la semaine d’ouverture de l’Exposition Universelle 2015 !

événement-culturel

 

 

L’événementiel sportif prend aussi de plus en plus d’importance dans les stratégies événementielles.  Les valeurs du sport rejoignent celles de l’entreprise : dépassement de soi, esprit d’équipe, cohésion…
Quelques idées sélectionnées :

  • Votre événement d’entreprise dans un stade : Contrairement à ce que l’on peut penser, les stades sont également des sites d’accueil pour les événements d’entreprise. Ils possèdent des salles de réunion sous les tribunes, et des salons de réception largement dimensionnés. Pour les entreprises, de nombreux avantages : un cadre inattendu et dépaysant sans quitter la ville, un site fascinant, et des lieux marqués par les émotions. Le + : Nombre de stades sont dotés de loges pour accueillir clients, collaborateurs ou partenaires pour assister à un match ! En mode VIP ! Se réunir dans un stade? Esprit d'équipe, stratégie, dépassement de soi, convivialité, but et objectifs : la vie d'entreprise n'est-elle pas elle-même un match ?

événement-sportif

 

 

  • Coupe du Monde de Rugby : Pour un match, pour les poules qualificatives, Pour les finales ...
    Faites vibrer vos collaborateurs et vos clients Vip au rythme d'un événement majeur qui plaira à tous vos invités. Votre stratégie et bien de fidéliser et de motiver, alors réservez vos packages Evénementiel sportif ! ALLEZ LES BLEUS !!!!

Organiser un événement d’entreprise : du contenu, de la forme et de la méthodologie !

  • Teambuilding « Challenge Rugby » : Parce que "l'avenir se joue ensemble", l'équipe sera votre force dans ce challenge sportif ! Un programme ludique multi-ateliers inspiré par l'esprit du rugby (Haka, Maul...) qui développera les valeurs de l'entreprise comme l'esprit d'équipe, la communication, le goût de l'effort, et la combativité. Le tout dans une ambiance détendue !

Organiser un événement d’entreprise : du contenu, de la forme et de la méthodologie !

  • UEFA 2016 : La France accueille la plus grande compétition européenne de football ! Vous, vos collaborateurs ou encore vos clients, rendront hommage à Henri Delaunay, français à l'origine de la naissance du Championnat d'Europe de l'UEFA. Rendez-vous pour la phase finale qui se jouera entre le 10 juin et le 10 juillet 2016 ! ALLEZ LA FRANCE !!!

Organiser un événement d’entreprise : du contenu, de la forme et de la méthodologie !

 

 

  • « Run At Work » : Inspiré d’événements organisés à l’étranger cette course de 6km au pied des tours de la Défense, a pour objectif d’amener le sport en entreprise et réunir les salariés autour d’un événement festif. La 1ère édition a eu lieu en mai 2015 et réuni plus de 3000 participants !

Organiser un événement d’entreprise : du contenu, de la forme et de la méthodologie !

De la même manière, l’événementiel solidaire gagne du terrain avec des entreprises qui s’orientent vers une approche solidaire réelle, durable et avec engagement. En interne, cette tendance s’exprime par l’organisation de journées ou de voyages dits solidaires.
Quelques idées sélectionnées :

  • Rénovation d’une école en Inde : Sortez de la routine et faites vivre à vos Collaborateurs ou à vos Clients une expérience engagée, riche en émotions : la rénovation d’une école en Inde.
    Peinture, construction de vérandas, ou encore murs d’enceinte pour empêcher les animaux d’entrer dans l’école … Réalisez le rêve de nombreux élèves : une école plus sûre et plus sécurisée. Vos participants auront également la chance de rencontrer les élèves et de passer un moment … unique !

événement-solidaire

  • « Olympiades écolo » : Motivez vos équipes autour d'un enjeu actuel : le développement durable ! Des épreuves sportives, créatives, ludiques et formatrices pour motiver et fédérez vos équipes ! L'occasion également de sensibiliser vos équipes autour du développement durable et du respect de l'environnement.

événementiel-durable

 

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