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Réunions d'équipe : comment les organiser efficacement ?

Organiser une réunion de manière efficace et productive n’est pas toujours simple. La nouvelle tendance de "réunionite" (organiser trop de réunions engendrant une perte d’efficacité dans l’entreprise) nous fait perdre à tous beaucoup de temps. Alors soyons efficaces ! Mais comment ?

Réunion brainstorming

 

1) La réunion d’équipe : Objectifs & enjeux

La réunion est nécessaire au sein de l’entreprise. Elle permet en effet de faire passer les messages, d’amener les salariés à échanger sur un sujet ou se nourrir de l’expérience des autres. Elle renforce les liens, la cohésion des équipes et permet d’améliorer la performance.

 

2) Nouvelle tendance : "la réunionite"

En France, le phénomène de la « réunionite » coûterait très cher aux entreprises. En effet, selon l'Ifop qui a publié un sondage le 24 mars dernier, les entreprises perdraient entre 8 et 17 jours de travail par cadre et par an. Selon Wisembly, 600.000 réunions quotidiennes seraient organisées en France en 2015.
7% des cadres participent à plus de 10 réunions par semaine.
Toujours selon l’étude de l’Ifop, les cadres français passent 23 jours par an en moyenne en réunion, et certains y consacrent près de 45 jours. L’étude révèle qu’en moyenne une réunion dure 1 heure et 19 minutes  et que 27 minutes sont donc « perdues » soit 8 à 17 jours de travail par cadre et par an. Et l'étude montre que plus l'entreprise est de taille importante, plus les réunions sont longues et nombreuses.
Ce sondage révèle également que plus une entreprise prend de l’ampleur, plus elle a des difficultés à organiser des réunions efficaces. Or, plus les cadres montent en responsabilité, plus leur nombre de réunions est important et plus ils « perdent » de temps. Ainsi, 7% des cadres participent à plus de 10 réunions par semaine, un chiffre qui atteint 26% parmi les cadres gagnant plus de 75.000 € par an (contre seulement 2% lorsque leur salaire est inférieur à 35.000 €). (Source : Le Journal des Entreprises)
Ce phénomène est également présent dans d’autres pays comme par exemple aux Etats-Unis. On compte environ 11 millions de réunions d’affaire par jour et on estime que 37% du temps de travail des employés est passé en réunion. Selon Atlassian, société éditrice de logiciel, ces réunions non-nécessaires coûteraient près de 37 milliards de dollars aux patrons américains (soit environ 27 milliards d’euros).

 

3) Quelle(s) solution(s)

Aussi, plus qu’une perte de temps, nombreux sont les salariés à estimer que ces réunions sont nuisibles car elles leur font prendre du retard sur leurs dossiers. Les entreprises sont donc de plus en plus nombreuses à s’inspirer du modèle anglo-saxon : espacer les réunions afin de rendre ces moments plus productifs. Selon le sondage de l’Ifop, les réunions ne devraient pas durer plus de 52 minutes puisque c’est la durée à l’issue de laquelle les cadres décrochent lors d’un briefing.

 

4) Organiser une réunion efficace : méthodologie

Une réunion réussie passe par une bonne préparation en amont, une conduite dynamique et des équipes motivées. Dans tous les cas, anticipez !

  • Communiquez en amont
    Une réunion se prépare en équipe. Pour cela, il est essentiel d’informer les participants par mail de la trame générale de la réunion à venir (thème, objectifs…). Demandez-leur, si besoin, de réfléchir à certains points ou à certaines orientations. Cela permettra la prise de parole et facilitera les échanges le jour J.
  • Préparez soigneusement votre réunion
    Anticipez c’est la clé ! La préparation de votre réunion, bien en amont, est essentielle pour la réussite. Il est important de se poser des questions et de clarifier l’objectif principal de la réunion : quels messages faire passer ? Réunion d’informations ou de motivation ? Combien de personnes dois-je réunir ? Autre élément déterminant : le lieu et l’heure de la réunion. Choisissiez de préférence un lieu calme pour vos participants et un horaire facile. Le timing est le dernier élément essentiel : si votre réunion ne doit pas durer plus d’une heure, elle peut également avoir sa part d’imprévisibilité et ne doit pas se terminer sans que l’essentiel n’ait été dit ! A vous de gérer !
  • Animez de manière dynamique & efficace
    Afin de rendre la réunion productive et efficace, il est essentiel de la structurer et d’impliquer tous les salariés présents. Soyez par exemple, en avance afin d’accueillir au mieux vos participants. Un fil conducteur est crucial : commencez en rappelant l’objet de la réunion, incitez les salariés à intervenir, et encouragez éventuellement les discussions entre eux. Mais attention, il est essentiel que ce soit vous qui maîtrisiez la réunion ! Pour être le plus efficace possible, il faut éviter de rentrer trop dans les détails, et si le cas se présente, recentrez les propos vers l’essentiel. Enfin soignez la conclusion en faisant une courte synthèse et en rappelant les diverses tâches et missions de chacun décidées au cours de la réunion. Si la réunion dépasse 1h30, prévoyez des pauses de 5minutes pour vos participants : déterminant pour maintenir l’attention !
  • Favorisez la prise de parole & l’écoute
    Votre rôle est de faire passer des messages stratégiques à vos équipes tout en favorisant la prise de parole. Dans ce cas-là, alternez présentations & échanges. Vous devrez vous assurer que tous vos participants s’expriment et soient de véritables acteurs de la réunion.
  • Définissez un plan d’action et élaborez un compte-rendu
    La conclusion de la réunion est déterminante : vous devez rappeler les objectifs, les points qui ont été vus et ceux qui, éventuellement, n’ont pas été traités faute de temps. Il vous faudra lister les idées évoquées, les actions concrètes qui en découlent et attribuer certaines tâches en vue d’une prochaine réunion. Un compte rendu de la réunion doit être envoyé aux participants (et à certains collaborateurs concernés indirectement) et ce, dans les plus brefs délais.

5) Innovez !

Créativité & Efficacité font toujours bon ménage, alors pour votre réunion n’hésitez pas à innover !
Quelques idées sélectionnées :

  • Attribuez des rôles à vos participants : gardien du temps (chargé de veiller à l’avancement de la réunion et au respect du timing prévu), la secrétaire (mission de noter ce qui est important et de reporter les informations dans un compte-rendu envoyé aux participants)… Ces rôles permettront à vos salariés de se concentrer pleinement sur le contenu des échanges.
  • Organisez un Brainstorming : Donnez l’opportunité à vos participants de partager leurs idées, d’être considérés et de réfléchir à des solutions ensemble. Attention cependant à garder la main sur les conversations au cas où les idées fuseraient dans tous les sens !
  • Organisez une activité teambuilding : Créer un moment privilégié avec ses collègues autour d’activités ludiques, permet de développer une cohésion, une implication, et un véritable esprit d’équipe.
  • Une réunion « Walk and Talk » : L’idée originale est d’organiser une réunion à l’extérieur, de prendre l’air et surtout de sortir du confinement des salles de réunion traditionnelles. Marcher à l’air libre, dit-on, permet de stimuler la créativité et l’image d’avancer « ensemble » est plutôt représentative ! Attention cependant au nombre de personnes présentes lors de cette réunion, qui reste très restreint.
  • Le « World café » : Basé sur une technique anglo-saxonne, le principe est de diviser les participants en plusieurs sous-groupes et de les faire réfléchir, chacun leur tour, dans un temps imparti, sur différents aspects de la problématique générale. Un chef de table sera, dans chaque groupe, chargé de recueillir les informations, de les synthétiser et de les transmettre aux autres groupes. Une technique productive puisque chaque groupe s’enrichit des éléments donnés par les autres !
  • ... 

 

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Sources :

http://www.lejournaldesentreprises.com/national/france-la-reunionite-coute-cher-aux-entreprises-24-03-2015-251945.php
http://www.manager-go.com/gestion-de-projet/dossiers-methodes/organiser-une-reunion-productive
http://www.conseilsmarketing.com/promotion-des-ventes/comment-faire-des-reunions-efficaces-2
http://www.lhotellerie-restauration.fr/journal/emploi/2013-05/Cles-du-management-Comment-animer-une-reunion-d-equipe.htm
http://wisembly.com/blog/2014/05/05/8-idees-de-reunions-originales-pour-pimenter-votre-quotidien-professionnel/

 
 
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