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L’organisation d’événements professionnels par ceux qui organisent !

Vous trouverez ci-après une analyse métier, basée sur des questions posées à 150 Meeting Planners en charge de l’organisation d’événements dans leurs entreprises.

 

L’organisation d’événements professionnels par ceux qui organisent !

 

L’objectif est de mettre en lumière leurs visions actuelles de leur métier et leurs attentes dans la recherche d’optimisation du process événementiel.

Nous vous proposons d’analyser l’ensemble des retours.

L'enquête a été réalisée by Azavista en complément de l'analyse sectorielle et comportementale de la plateforme myLodgEvent.com (cf le livre blanc 2016).

 

Taille des Entreprises sondées

Echantillon large avec 70% des sondées qui représentent des entreprise de 0 à 200 salariés (de la tpe à la pme). C’est aujourd’hui le cœur de cible des entreprises qui utilisent l’événement professionnel comme stratégie de communication interne et externe, plus régulièrement et sur des formats plus courts.                              

 

Nombre d’événements /an organisées par les sondées

Plus de 65% organisent jusqu’à 24 événements par an et 23% organisent + de 24 et moins de 100 événements par an. L’échantillon montre bien que nous avons des professionnels de l’organisation dans leurs entités.

Les événements créés sont en majorité :

 

Réunion – convention – séminaire – journée équipe – séance de formation – voyage récompense – action de teambuilding – salon professionnel – petit déjeuner client – road show et kick off …

 

Par rapport à 2015,  vous organiserez : plus, moins ou le même nombre d''événements en 2016 ?

58% affichent une stagnation alors que 26% annoncent une augmentation. Les événements dans l’entreprise sont plébiscités. Les budgets par participants sont légèrement revus à la hausse mais la durée des événements sont baissés. Plus de proximité, moins de participants, plus d’humilité !

 

Quels sont les outils que vous utilisez pour l’organisation de vos événements ?

Sans grande surprise, notre ami Excel récolte + de 89% … alors que nous le savons tous, nous utilisons en moyenne que 30% de ses capacités.

Certains modules comme les Plateformes d’inscription (57%) et d’@mail/Marketing (52%) sont fréquemment utilisés en mode organisationnel.

La nouveauté et l’évolution passent par l’augmentation dans l’utilisation de Plateforme d’organisation d’événements « tout en 1 » pour + de 13%.

C'est une évolution constante remarquée.

 

Quelles sont les nécessités ou pas pour être encore plus efficace dans l’organisation d’événements ?

 Voici le podium :

 

  1. Plus d’outils d’organisation événementielle (64%)
  2. Plus de budget (57%)
  3. Plus d’équipe (56%)

 

La notion de gain de temps arrive à la 4ème position (50%)

Comme 80% des événements professionnels sont désormais réalisés en interne par les collaborateurs, la nécessité d’être autonome et encore plus professionnel devient évidente !

 

Comment classez vos plus grands défis dans la planification  et l’organisation d''événements ?

 Voici le podium :

 

  1. Gestion budgétaire
  2. Gestion des effectifs limités
  3. Gagner du temps

 

L’objectif de créer toujours plus d’impact avec les participants arrive en 4ème position.

Le budget reste incontournable dans l’entreprise qui souhaite optimiser toujours au mieux ses achats événementiels.

 

Que considérez-vous comme la meilleure innovation  dans la gestion des événements en 2015?

31% des sondées annoncent très clairement : les Plateformes d’organisation d’événements all in one

Les habitudes évoluent :  innovation, transition numérique et génération Y mettent les meeting planners dans un nouveau processus d’organisation autour de 4 mots : Efficacité – Sécurité - Souplesse et Optimisation.

 

Quelles innovations sont pour vous à essayer prioritairement en 2016?

 Là encore nous pourrons faire ressortir le top 3 :

 

  1. Outils de reporting et Plateforme d’organisation globale (26% tous les 2)
  2. Application événementielle (20%)

 

La recherche de nouveautés et d’outils professionnels sont au cœur de leurs ambitions.

Nous pouvons noter également que 52% des meeting planners expliquent que l’utilisation de plateforme pour les inscriptions est opérationnelle.

 

Quel(s) sujet(s) désirez-vous approfondir en 2016?

Poussées par les nouvelles générations, les directions des achats et du management opérationnel, les 3 sujets annoncés sont :

 

  1. Solution moderne d’organisation d’événements (86%)
  2. Outil calcul ROI (75%)
  3. Expériences événementielles (69%)

 

A travers ce podium, l’innovation dans l’organisation d’événements pointe son nez, la recherche de rentabilité et d’efficacité est prioritaire et l’échange/partage à travers une communauté événementielle est la grande nouveauté … quoique !

myLodgEvent.com a été développée pour répondre à toutes les entreprises qui organisent leurs événements professionnels elles-mêmes, en équipe et en totale autonomie.

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myLodgEvent - L’organisation d’événements professionnels par ceux qui organisent !
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