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L’hébergement

L’hébergement, comme son nom l’indique, est le lieu où vous et vos invités pourront dormir. Si votre événement d’entreprise se réalise sur 2 jours ou plus, en France ou à l’étranger, il vous faudra réserver un hôtel, procéder à la location d’une chambre dans un établissement dédié.

Quels sont les types d’hébergement possibles ?

Quels sont les types d’hébergement possibles ?

L’hébergement le plus évident pour un événement d’entreprise (comme un séminaire commercial) est la location d’une chambre d’hôtel. Vous aurez la possibilité de choisir votre hôtel en fonction de différents critères :

• Catégorie recherchée pour un hôtel lors d’un séminaire : de 2 à 5 étoiles

• Un hôtel avec salle de réunion et restauration proposant un package séminaire global

• Une préférence de choix entre un hôtel indépendant ou un hôtel d’une chaîne hôtelière précise

• La localisation : centre-ville, bord de mer, lieu insolite...

• La typologie des chambres d’hôtel : chambre twin, chambre double, chambre single, junior suite

• La renommée et le bouche à oreille pour un hôtel événementiel

Qui n’a jamais dit : je recherche un hébergement insolite, un lieu d’hébergement atypique ? Trouver un hébergement atypique relève parfois de la mission impossible car évidemment, les choix de trouver un lieu original, ne sont pas si faciles ! Voici quelques idées d’hébergements décalés :

• Location d’un lieu fortifié avec ses couchages après une journée teambuilding

• Louer une péniche hôtel après une réunion commerciale

• Location d’un car hôtel pour un événement road show

• Louer des tentes nomades pour un kick off événementiel

• Location d'une chambre dans un hôtel futuriste et totalement digital event

• Réserver un village flottant pour un week-end incentive

• Louer des cabanes dans les arbres hauts après un séminaire d’équipe

• Privatiser un boeing hôtel pour une soirée événementielle

Comment réserver son hébergement ?

Comment réserver son hébergement ?

La première solution pour réserver son hébergement pour un un événement professionnel c’est de contacter l’hôtel ou le lieu choisi en direct. C’est une solution efficace notamment pour des réservations de groupe.
La deuxième solution est de faire la location de l’hébergement à travers des plateformes de réservations qui vous proposent un choix d’hébergement et des tarifs automatisés. C’est une solution efficace notamment pour des réservations individuelles ou pour des déplacements professionnels.
La troisième solution est de travailler avec une agence événementielle ou une plateforme web d’organisation d’événements, dont les chefs de projets événementiels pourront répondre aux attentes et objectifs pour vos événements professionnels.

Pour la location d’hébergement lors d’un événement d’entreprise voici quelques pistes :

• Définir le lieu de l’événement

• Valider le niveau de prestations attendues

• Choisir entre hôtel classique ou hébergement atypique

• Faire une présélection de 2 à 4 hébergements maximum

• Avoir un brief précis : nombre de personnes, répartition des chambres, location salle de séminaire, package séminaire, etc.

Demander un devis mentionnant le détail de toutes les prestations, les conditions de règlement et d’annulation

• Analyser les différentes propositions des prestataires consultés

• Réaliser un repérage sur site si possible

Poser une option pour une durée suffisamment souple

• Valider le contrat et régler l’acompte.

Vous voilà opérationnel(le) pour la gestion événementielle de l’hébergement. Le choix et la qualité de l’hébergement ne doivent pas être négligés car c’est un élément qui influencera les évaluations de votre événement par les participants.

 
 
myLodgEvent - Location de lieu atypique pour votre événement professionnel
4/5 en moyenne pour 4 avis

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