1. Vous êtes ici :
  2. Accueil
  3. Conseils
  4. Un événement réussi : un vrai travail d'équipe !

un événement réussi = un vrai travail d'équipe !

Que vous organisiez votre événement par vous-même, que vous l’externalisiez (agence ou solution web), la préparation nécessitera l’implication de tous! En bref, il faudra s’organiser pour plus d’efficacité !


1.    En interne

Equipe 1 = Vous et vos collaborateurs !

L’objectif principal, dans la mise en place d’un événement, est de clarifier la façon dont le projet peut être déployé pour atteindre les objectifs précis. C’est une étape capitale pour organiser le travail en équipe, planifier les actions dans le temps, lister les moyens nécessaires pour la réalisation et  déterminer la/les personne(s) pour chaque mission.

Des réunions et rencontres régulières d’échanges (comité de pilotage) auront lieu pendant la durée de l’organisation. Pensez à créer des groupes opérationnels pour définir les fonctions et les responsabilités qui y sont attachées = efficacité assurée !

La 1ère étape, en équipe, consistera à déterminer le Brief général de votre projet : Contexte, objectifs, enjeux … l’ADN de votre projet ne doit en aucun cas être négligé !

Confiez et pilotez pour mieux réussir !

Répartissez les missions en fonction des compétences et intérêts de chacun :

  • Gestion du Rétro-planning : La Checklist (tous les détails de votre événement avant, pendant et le jour J à ne pas oublier) et le Roadbook (la bible de votre événement dans un seul document unique)
  • Analyse et suivi des devis Prestataires : Réception des propositions, échange et analyse qualitative et quantitative, négociation et prise de décision finale.
  • Gestion des Participants : Définir et finaliser la liste globale, faire mention des essentiels, répartition des participants le jour J …
  • Gestion du Timing : Anticiper les actions, visualiser le déroulé de l’événement…
  • Gestion de la sécurité : Déclaration Mairie, déclaration Préfecture, prévenir les autorités, validité police Assurance …

 

2.    En externe

Equipe 2 = Vous et votre Agence

Malgré le contexte de désintermédiation, les Agences tirent encore leur épingle du jeu en apportant leur savoir faire en amont, le Jour J et post événement.

Leur rôle sera de vous accompagner et de vous conseiller dans la conception et l’organisation de votre événement pour garantir son bon déroulé et la réussite le jour J. Ici aussi c’est un véritable travail d’équipe, gage de sérénité !

L’Agence vous guidera et vous conseillera pour :

  • Affiner les objectifs, le contexte et les enjeux de votre événement
  • Concevoir, ensemble, l’événement de votre entreprise : la sélection de tous vos prestataires (hébergements, restauration, animation …). L’expertise de l’Agence vous permet également d’anticiper certains aléas dans la conception de l’événement.
  • Garantir votre budget : Le chef d’orchestre de vos prestataires dans le respect de votre budget. De la qualité, au meilleur prix.
  • Vous garantir le retour sur investissement : Pour marquer les esprits dans un laps de temps très court !
  • Prise de décision et … action ! Vous décidez, l’Agence agit !
    Le + : expérience, connaissance, créativité, réactivité, et responsabilité ! De véritables valeurs ajoutées.

 

3.    Avec myLodgEvent.com

Equipe 3 = Vous et votre Kit d'organisation d'événements

Vous organisez votre événement par vous-même et vous souhaitez utiliser un Kit complet d’organisation, comme un(e) professionnel(le).
Simplicité, rapidité, efficacité et sérénité : la plateforme myLodgEvent.com est votre alliée !
Des outils complets pour vous aider dans toute l’organisation de votre événement :

  • L'Arbre à Idées : Pour innovez dans vos idées, naviguez dans notre Arbre à Idées !

 Un événement réussi : un vrai travail d'équipe !

 

  • Création de projets : Définissez l’Adn de votre événement : votre contexte, vos objectifs et vos enjeux !

Un événement réussi : un vrai travail d'équipe !

  Un événement réussi : un vrai travail d'équipe !

 

 

 

  • Analyse & Suivi des Prestataires : Consultez nos prestataires sélectionnés et suivez vos devis !
    Le +++ : Une fois que le Prestataire a posté son devis, vous pouvez lui envoyer un document via myLodgEvent.com ! (BAT – Bon pour Accord - Logo – etc …)

Un événement réussi : un vrai travail d'équipe !

 

  •  Checklist dynamique & interactive : Pour ne rien oublier avant, pendant, après l’événement et même par type de prestation recherchée !

 Un événement réussi : un vrai travail d'équipe !

Un événement réussi : un vrai travail d'équipe !

 

  • Roadbook événementiel : La bible de votre événement ! Document déterminant en mode pilotage de votre événement.
    Le +++ : Il peut se partager !

Un événement réussi : un vrai travail d'équipe !

 

  • Gestion des participants : Pilotez vos participants avant et pendant l’événement ! Répartissez-les en fonction du déroulé de votre événement !
    Le +++ : Check in possible depuis la plateforme

Un événement réussi : un vrai travail d'équipe !

 

  •  Suivi du Budget

Un événement réussi : un vrai travail d'équipe !

 

  • Partage de projets

Un événement réussi : un vrai travail d'équipe !

Un événement réussi : un vrai travail d'équipe !

 

  • Mode superviseur avec statistiques & Reporting

Un événement réussi : un vrai travail d'équipe !

 

Et à venir …

  • Application mobile
  • Gestion des inscriptions des participants
  • ...


Toute l’équipe de myLodgEvent.com est également présente pour vous aider : « Proposez des solutions innovante et de l’humain à tout instant … nos valeurs ! »

 

 
myLodgEvent - Un événement réussi : un vrai travail d'équipe !

Partagez cet article :

 
 
 
Créez vous-même votre événement !
Plateforme d'organisation globale
Un chef de projet à vos côtés
Book à idées dynamique
Réseau de prestataires qualifiés
Suivi des devis
Inscriptions et invitations
Enquêtes de satisfaction
Statistiques et tableaux de bord
 
 
Je crée mon compte
 
 
En poursuivant votre navigation, vous acceptez l'utilisation de cookies afin de vous garantir la meilleure expérience sur notre site. Ok En savoir plus