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Comment gérer l’envoi de vos invitations en ligne dans le cadre d’un événement professionnel ?

La création et l’envoi de vos invitations sont des actions incontournables dans la création de votre événement professionnel. Elles sont pourtant parfois oubliées ou négligées…à tort.


L’art d’envoyer ses invitations dans le cadre d’un événement professionnel  

 

Comment gérer l’envoi de vos invitations en ligne dans le cadre d’un événement professionnel ?
Pour quelles raisons envoyer des invitations ?


Vos participants, qu’ils soient clients ou salariés, sont avant tout vos invités. C’est la raison pour laquelle il est important d’envoyer vos invitations en bonne et due forme.


Un simple appel, sms, e-mail d’information ou affichage interne ne suffiront pas à capter l’attention des personnes que vous aurez invitées. Or il est bien ici question de susciter leur intérêt afin que ceux-ci répondent présents le Jour J.


L’envoi d’une invitation entièrement personnalisée prouve par ailleurs à vos participants tout l’intérêt que vous leur portez.


Pour quelles raisons soignez la création de vos invitations ?


On a pour habitude de dire que la première impression est la bonne. C’est particulièrement vrai en matière d’événementiel.


En effet, une invitation lisible, claire, jolie et avec un maximum d’informations pertinentes donnera à votre interlocuteur la sensation d’une maîtrise parfaite de votre sujet. Il pourra également apprécier votre travail d’organisation et de préparation en amont.


Une invitation bien réalisée donnera une première impression positive à vos invités. Un premier pas vers des retours positifs !


Quels sont les éléments devant figurer sur votre invitation ?


Pour être totalement claire pour vos participants, vos invitations doivent reprendre un certain nombre d’éléments :


-    Le logo de votre entreprise
-    La/les date(s) de votre événement
-    Le thème de l’événement
-    Le programme de l’événement
-    Le lieu de l’événement
-    La date de clôture des inscriptions si vous organisez un événement externe
-    Un e-mail de contact pour que votre interlocuteur puisse vous retourner sa réponse


Les + qui font la différence :


-    Vous pouvez très bien créer des invitations à la fois professionnelles et originales. Celles-ci accrocheront l’œil de vos participants ! Conservez cependant l’identité de votre entreprise ainsi que votre charte graphique : ces éléments permettront à vos participants d’identifier votre entreprise en un clin d’œil.

-    Si vous organisez un événement au cours duquel un repas ou un cocktail est prévu, n’hésitez pas à demander à vos invités de vous signaler leurs allergies alimentaires. Ce plus sera très certainement apprécié de vos participants, et leur montrera une fois de plus tout l’intérêt que vous leur portez.

Quel timing respecter dans l’envoi de vos invitations ?


L’idéal serait de lancer vos invitations au minimum trois semaines avant votre événement afin de laisser le temps à vos participants de répondre à votre invitation et surtout de s’organiser un minimum.


Pensez également à programmer une relance une semaine avant le jour J pour les derniers retardataires qui n’auraient pas répondu à votre invitation.


Comment gérer les réponses ?


De nombreuses solutions et outils sont à votre disposition notamment sur le web. Ils vous aideront à gérer les retours de vos invités, qu’ils participent ou non à l’événement. Ils vous permettront d’avoir une vue  graphique, de réels tableaux de bord sur :


-    La liste des invités ayant confirmé leur présence
-    La liste des invités ayant infirmé leur présence
-    Le nombre d’invitations restées sans réponse

 

Vous pouvez également créer un tableau de suivi sur Excel afin de lister l’ensemble de vos participants ainsi que des informations complémentaires.


Créez et envoyez vos invitations en ligne, en un clic grâce à la plateforme myLodgEvent.com

 

Comment gérer l’envoi de vos invitations en ligne dans le cadre d’un événement professionnel ?

Grâce à myLodgEvent.com, la solution web d’organisation événementielle, créer et envoyer vos invitations onlines depuis votre espace personnel devient un jeu d’enfant.


Particulièrement intuitive, cette fonctionnalité vous permet de gérer vos invitations en seulement 4 étapes.


1- Création de votre site d’inscription événementiel


Créer un site web  dédié à mon événement ? Mais je n’ai pas les compétences pour ! Rassurez-vous, pas besoin d’être un as de l’informatique pour pouvoir élaborer votre site d’inscription. Nous vous facilitons la tâche.

 

Vos missions ? Personnaliser un site d’inscriptions en ligne déjà paramétré avec : les couleurs de votre entreprise, votre logo, informations liées à votre événement (vous pouvez vous reporter au début de l’article), quelques visuels éventuellement sur les lieux de votre événement…

 

Tout est personnalisable pour une invitation sur mesure.


2- Import de vos participants


Une fois votre site d’inscription en ligne créé, vous pouvez dès lors importer la liste de vos participants directement sur votre espace  avec ses coordonnées, sa photo, son adresse, ses commentaires….

3- Envoi de vos invitations


Votre site d’inscriptions en ligne est prêt ? Il convient à vos attentes ? La liste de vos participants est importée ? Vous n’avez oublié personne ? Si tout est prêt, il ne vous reste plus qu’à envoyer vos invitations en un clic !

 

A tout moment, vous pourrez réaliser vos relances et piloter vos invitations comme vous le désirez.


4- Gestion des réponses


Dans l’e-mail d’invitation qui sera envoyé à vos participants, un lien apparaîtra. C’est en cliquant sur celui-ci que vos participants accèderont à votre site d’inscriptions en ligne. Ils pourront alors confirmer ou non leur présence.


Vous retrouverez dès lors toutes les données directement sur votre espace. Un tableau de suivi automatique est mis à disposition.


C’est parti, il ne vous reste plus qu’à vous lancer et commencer à créer vos projets d’événements en ligne.


Pour organiser votre événement d'entreprise, créez votre compte ou connectez-vous sur mylodgevent.com

 

 
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