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Comment définir les bases de votre événement professionnel ? 

Il y a quelques semaines, nous vous proposions de découvrir les 10 règles d’or de l’organisation d’un événement professionnel. Nous avons aujourd’hui choisi, et ce sur une période de 10 semaines, d’approfondir chaque point. Cette semaine, focus sur l’importance de définir précisément votre projet.


1ère étape : Définir vos objectifs et votre cible

 

Comment définir les bases de votre événement professionnel ?

 

 

Organiser un événement professionnel nécessite une bonne définition de vos objectifs en amont. De ces objectifs dépendent la cible de votre projet. En effet, chaque type d’événement répond à un besoin précis. 

 

Si vous souhaitez améliorer la cohésion d’équipe au sein de votre entreprise, misez sur une journée teambuilding avec des activités participatives ou bien sur une soirée d’équipe en dehors du cadre formel d’une journée de travail type. Si vous souhaitez plutôt vous faire connaître, créer du réseau ou tout simplement entretenir le vôtre, misez sur un roadshow national par exemple. 

 

Une définition claire et précise de vos cibles et enjeux est capitale pour que vous puissiez vous projeter sur votre événement et passer à l’étape suivante.

 

2ème étape : Définir votre budget

 

La définition du budget est essentielle avant de commencer à vous plonger dans votre création d’événement. Prenez le temps d’en discuter avec votre direction afin de vous accorder sur une enveloppe, c’est-à-dire un budget maximal à respecter. 

 

Cette étape est importante car c’est de celle-ci que dépendra le champ des possibles en matière d’organisation d’événement.

 

3ème étape : Définir un cadre géographique

 

Comment définir les bases de votre événement professionnel ?

 

Lors de l’entretien avec votre direction, prenez également le temps d’échanger sur le cadre géographique de votre événement. Celui-ci dépend bien évidemment de l’enveloppe allouée à votre projet et des bricks que vous envisagez de créer : réservation de salle, traiteur, activité participative.

 

Bien sûr, plus votre enveloppe sera élevée, plus vous pourrez étendre vos recherches de lieux et de prestations.

 

4ème étape : Définir des dates précises

 

Arrêter la date de votre événement est capitale pour votre création de projet. Par exemple, il conviendra de prendre en compte les impératifs de l’entreprise et le contexte dans un premier temps, puis les contraintes liées aux saisons.

 

En effet, si vous envisagez d’organiser un séminaire d’entreprise basé sur la cohésion d’équipe et la découverte des rudiments de la navigation, sachez que la période conseillée pour cette activité exclue l’hiver.

 

La définition de dates précises permettra en outre de rendre votre demande de devis plus claire auprès des prestataires sélectionnés. Ceux-ci pourront ainsi établir le devis le plus juste possible et surtout poser des options sur les dates qui vous intéressent. L’option vous permet de réaliser une pré-réservation durant un laps de temps défini et sans engagement. Cela vous laisse ainsi le temps de poursuivre vos démarches. 

 

5ème étape : Définir vos besoins exacts en termes de prestations 

 

Comment définir les bases de votre événement professionnel ?

 

Les contours de votre événement commencent à prendre forme. Vous pouvez dès lors commencer à lister les différents types de prestations dont vous aurez besoin en fonction des enjeux de votre événement, de votre budget, du cadre géographique puis de vos dates. 

 

Quelques exemples de prestations : salles et lieux événementiels, hébergement, restauration, traiteur, activité participative, animation, photo/vidéo, agencement et décoration….

 

 

Avant toute création d’événement en tant que tel, sachez que l’ensemble de ces étapes sont nécessaires. Elles vous permettent en effet de vous projeter sur votre projet avec le plus de clarté possible. Surtout, ce plan d’action aidera les prestataires consultés à réaliser des devis le plus juste possible en adéquation avec vos attentes. 

 

Vous êtes maintenant prêt à passer à l’étape suivante : la création de votre projet ! Rendez-vous la semaine prochaine pour aborder cette étape capitale !

 

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