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Comment créer votre événement professionnel de manière qualitative ?

Dans le cadre des 10 règles d’or de l’organisation d’un événement professionnel, nous nous interrogions la semaine dernière sur le process à adopter pour définir correctement les bases de votre événement professionnel


Nous regroupons aujourd’hui les règles 2 et 3 pour nous intéresser plus globalement à la création de votre projet d’événement et à vos recherches de prestataires qualifiés.

 

Si vous avez suivi notre méthodologie sur la manière de définir les bases de votre projet d’événement, alors vous êtes en possession du brief général de celui-ci. Comme nous vous l’expliquions la semaine passée, cette étape est incontournable avant de vous lancer dans la pure création de votre événement. Passons maintenant à la création de votre projet.

 

Comment créer votre événement professionnel de manière qualitative ?

 


Commencez par affiner votre projet et créer un cahier des charges pour chacun de vos besoins

 

Grâce à votre brief général, vous connaissez : votre cible, le budget global alloué à l’organisation de votre événement, le nombre de participant, le cadre géographique de celui-ci ainsi que ses dates puis les prestations dont vous aurez besoin.


Le programme et le contenu de votre événement professionnel se précisent, il est donc temps d’affiner vos besoins pour chacune des prestations. Vous pouvez donc réaliser un cahier des charges pour chaque. Celui-ci sera composé :


1/ Du budget alloué à chacune des prestations

 

Répartir votre budget global parmi vos différentes prestations vous permettra d’avoir une idée précise du champ des possibles qui s’offre à vous. Cela vous permettra ainsi de cibler les types d’établissement ou de prestations les plus en adéquation avec votre budget. N’hésitez à pas à solliciter votre hiérarchie dans l’obtention de cette donnée, qui est incontournable … pour avoir au moins une fourchette budgétaire.


2/ Du nombre de participants pour chaque type de prestation

 

Cela peut paraître étonnant mais il existe des variations entre le nombre global de participants à l’événement et le nombre de participants pour chaque prestation. Si vous organisez par exemple un séminaire d’entreprise dans un cadre géographique proche de celui de votre entreprise.

Certains salariés préféreront peut-être se rendre à cet événement par leurs propres moyens en raison de la proximité avec leur lieu d’habitation par exemple. Il y a le nombre de participants global, et le nombre de personnes pour chaque type de prestations.


3/ Des informations nécessaires au bien-être de vos participants

 

Gardez en tête que vos participants peuvent par exemple tenir un régime alimentaire spécifique en raison d’allergies ou tout simplement de leur religion. Certains peuvent également avoir des contre-indications à la pratique d’une activité sportive en raison de problèmes de santé. Prendre en compte ses particularités leur permettra de passer un agréable moment et de profiter pleinement de l’événement. Connaître votre cible, son sexe et sa tranche d’âge vous permet également de préciser vos différents briefs.


N’oubliez pas, un cahier des charges précis, c’est une proposition commercial de prestataires identifiables, mesurables et optimisée !


4/ De vos différentes exigences concernant le cadre des prestations

Si vous avez besoin par exemple d’un hébergement pour une ou plusieurs nuits, interrogez-vous premièrement sur le type d’hébergement que vous souhaitez :
-    Atypique (yourte, arbre, péniche….)
-    Gîte/hôtellerie de plein air
-    Hôtel ** & ***
-    Hôtel **** & *****
-    Résidence tourisme & village vacances
-    Thalasso…


Ensuite, précisez vos besoins en termes de chambres. Combien de chambre single, double ou twin devez-vous réserver ?


Enfin, interrogez-vous sur les équipements nécessaires au confort de vos participants. Pour être retenu, un établissement doit-il disposer d’un parking ? D’une connexion wifi ? Doit-il proposer un petit-déjeuner ? Les WC doivent-ils être séparés ? …


Comme nous vous le précisions précédemment, restez réaliste quant à l’adéquation entre votre budget et le type de prestation que vous ciblez. En matière d’animation et d’activité participative par exemple, il vous sera impossible d’organiser un tour en hélicoptère pour un budget de 50€Ht/personne. Il est également important de préciser le timing et la durée de chaque prestation. De l’ensemble de ces éléments dépendra votre budget.


Créer un cahier des charges précis et détaillé vous permet d’avoir une bonne visibilité sur votre projet mais c’est surtout une aide précieuse pour les prestataires que vous serez amené à consulter.

 

Nous vous conseillons donc de reproduire ce schéma pour l’ensemble de vos besoins, qu’ils relèvent de l’activité participative, de la restauration, régie technique, des transports, des cadeaux et objets publicitaires ou encore de l’agencement et décoration ou bien de l’imprimerie.


Passez à l’action, envoyez vos demandes de devis !

 

Comment créer votre événement professionnel de manière qualitative ?

Vous vous êtes arrêté(e) sur différents types de prestations et vous avez minutieusement élaboré un cahier des charges pour chacune d’entre elles ? Si la réponse est oui, alors vous pouvez passer à l’étape suivante : la recherche de prestataires et l’envoi de vos demandes de devis.


Sur mylodgevent.com, vous avez par exemple le choix de faire appel aux prestataires référencés sur la plateforme ou bien de consulter votre propre réseau privé.


Si vous choisissez la première solution, nous nous occupons de tout. Si vous optez pour la seconde, ces prestataires peuvent être des personnes avec lesquelles vous avez l’habitude de travailler, vous pourrez alors  les importer directement depuis la plateforme. Si ce n’est pas le cas, renseignez-vous un minimum sur l’entreprise, ses prestations et surtout sur son sérieux, gages d’un événement réussi.


C’est lors de l’envoi de vos demandes de devis que la clarté du cahier des charges prend tout son sens. En effet, plus celui-ci sera détaillé, plus les prestataires consultés seront en mesure de vous établir rapidement les devis les plus justes et les plus en adéquation avec vos attentes sans passer par le jeu incessant des questions réponses par boîte e-mail interposées. Quel gain de temps !


Lorsque vous aurez reçus différents devis pour chaque prestations, vous pourrez alors arrêter votre choix sur celui qui vous semble le mieux adapté à votre projet aussi bien en termes de prestations que de budget. A vous d’échanger, de négocier et de décider. Ce sera notre sujet de la prochaine !


Pour organiser votre événement d'entreprise, ou créez votre compte d’un simple clic, connectez-vous sur mylodgevent.com




 

 
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