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Comment choisir les prestataires événementiels en adéquation avec vos besoins ?

Dans la lignée des 10 règles d’or de l’organisation d’un événement professionnel, nous nous sommes intéressés la semaine dernière à l’envoi de vos demandes de devis et à l’importance de bien détailler votre cahier des charges pour chacun de vos besoins. C’était l’objet de notre article "Comment créer votre événement professionnel de manière qualitative ? ".

Cette semaine, place à l’importance de bien choisir ses prestataires. C’est une donnée importante dans la recherche de qualité, de sérénité et d’optimisation budgétaire.

Lorsque nous organisons des événements d’entreprises, qu’ils soient internes ou externes, nous n’avons pas le droit au moindre faux pas sous peine de donner une mauvaise image par exemple. Le succès de nos événements dépend bien sûr de leur organisation mais surtout des prestataires avec lesquels nous choisissons de travailler.

 

Prendre le risque de ne pas choisir LE bon prestataire peut être source de mauvaise surprise le jour J…. et par conséquent de stress.


Quels sont donc les éléments à prendre en compte afin d’être sûr de choisir le bon prestataire, celui qui fera de votre événement une réussite ?

 

 Comment choisir les prestataires événementiels en adéquation avec vos besoins ?

 

 

  • Sa réactivité

La réactivité des prestataires à votre demande en dit long sur leur sérieux. Ceux-ci devraient idéalement :
-    prendre le temps de vous contacter soit pour établir un premier contact, soit pour vous demander davantage de précisions sur votre cahier des charges
-    être en mesure de vous formuler une réponse dans les 48h suivant l’envoi de votre demande de devis et après un éventuel échange

  • Sa réputation et sa visibilité

Renseignez-vous au préalable sur la réputation et l’e-reputation des différents prestataires qui auront répondu à vos demandes de devis.

 

Pour ce faire, rien de plus simple que de checker le nom de l’entreprise ou le nom de votre interlocuteur sur Google (ou tout autre moteur de recherches).

 

Vous trouverez alors différents avis sur la qualité des prestations ainsi que sur l’amabilité et la réactivité du prestataire. Ces avis devraient vous guider quant au professionnalisme de votre interlocuteur. A l’ère du tout numérique et des réseaux sociaux, tout est analysable et identifiable.

 

  • Ses références

Si les prestataires que vous avez choisis disposent d’un site Internet, n’hésitez pas à vérifier leurs références. Cela vous donnera une idée de la qualité globale de leurs prestations. De belles références sont en général gage de prestations sérieuses.

 

A contrario, si les prestataires consultés ne disposent pas de site web, échangez avec eux sur leurs références et les derniers événements sur lesquels ils sont intervenus. Vous devriez détecter assez vite si votre interlocuteur est mal à l’aise sur ces questions et si par conséquent il vous ment.

 

L’événementiel est un « petit monde », tout se sait alors n’hésitez pas à en parler autour de vous. Peut -être allez vous avoir LA bonne info !

 

  • Sa souplesse

Comme le dit l’adage « le client est roi », les prestataires consultés devront donc faire preuve de souplesse concernant vos attentes.

 

Ainsi, un prestataire devrait être en mesure d’accepter et de s’adapter à la présence d’un ou plusieurs participants supplémentaires, de prendre en compte une demande de dernière minute, un changement d’horaire, ou d’enlever ou ajouter une prestation non devisée etc …

 

  • Son empathie

On l’oublie trop souvent mais l’empathie et le feeling sont des éléments clés à prendre en compte dans le choix des prestataires avec lesquels vous allez travailler. L’empathie en dit généralement long sur le service fourni par les prestataires consultés. Vous devez donc avoir un bon feeling avec lui et surtout vous sentir en confiance.

 

Un prestataire faisant preuve d’empathie est celui qui sera à votre écoute et avec lequel vous vous sentirez en confiance.

 

Un événement réussi, c’est comme dans la vraie vie … un travail d’équipe au service du détail et de la qualité.

 

  • Son expérience

Encore une fois, n’hésitez pas à dialoguer avec votre interlocuteur et à lui poser des questions sur son expérience ou bien sur les différents types d’événements auxquels il a pu participer en tant que prestataire : pour qui, combien de personnes, quelle durée, typologie des clients, récurrence de ses événements, avec d’autres prestataires …

 

  • Ses tarifs

Enfin, lorsque vous aurez obtenu un premier faisceau d’indices susceptibles de vous guider dans le choix des prestataires avec lesquels vous souhaitez travailler, prenez le temps de comparer les tarifs de chacun, notamment en ce qui concerne le rapport qualité/prix.

 

Les tarifs pratiqués ne doivent pas être les seuls indicateurs devant vous guider dans le choix de vos prestataires.

 

Méfiez-vous des offres trop basses ou au contraire des offres jugées trop hautes. Prenez en compte vos besoins réels et comparez. Si vous êtes par exemple amené à devoir faire votre choix entre plusieurs traiteurs, comparez par exemple le  prix par pièce, le personnel mis à disposition, si le nappage et la décoration sont comprises, le prix de l’heure supplémentaire, le droit de bouchon, les frais de déplacement etc …

 

Le mieux disant est souvent préférable au moins disant … expérience oblige !


Pour résumer, quel est le bon process à adopter dans le choix de vos prestataires ?

 

Comment choisir les prestataires événementiels en adéquation avec vos besoins ?

 

1-    La réception des propositions


Attendez de recevoir différentes propositions afin de pouvoir faire votre choix en tout état de cause. Vous pourrez ainsi comparer les devis qui vous seront proposés au regard de votre brief initial.


2-    L’échange


L’échange est capital afin de vous assurer du « sérieux » des prestataires avec lesquels vous êtes en relation. Plus que du feeling, la création d’une relation spécifique et sur mesure est nécessaire.


3-    L’analyse qualitative et quantitative des prestataires


Pensez à vérifier les références et la réputation des différents prestataires avec lesquels vous êtes en contact.

 

Prenez évidemment en compte l’intégralité de votre cahier des charges afin de vérifier si les prestations sont à 100% en adéquation avec vos attentes, vos objectifs et les enjeux de votre événement.


4-    La décision finale


Vous avez normalement en votre possession tous les éléments pour prendre votre décision finale. C’est à vous maintenant !

 

Pour vous aider, voilà tous les types de prestataires et de prestations dont vous pourriez avoir besoin :

 

  • Lieux de Réception
  • Salles de Séminaire
  • Coaching
  • Espace Congrès & Colloque
  • Relation Presse
  • Cohésion
  • Transports
  • Location Mobilier
  • Salles de Convention
  • Teambuilding & Incentive
  • Photo & Vidéo
  • Hôtels & Châteaux
  • Comité départemental du tourisme
  • Traiteurs
  • Objets Publicitaire
  • Location de mobilier
  • Création Graphique
  • Animations
  • Tentes et Barnums
  • Impression
  • Motivation
  • Hôtesses
  • Voiture de Prestige
  • Régie Technique
  • Lieux Evènementiels
  • Formation
  • Location événementielle
  • Hébergements insolites
  • Intervenants & Speaker
  • Décoration Evènementielle
  • Soirées Thématiques
  • Fidélisation
  • Restauration
  • Agence Communication
  • Juridique
  • Comité régional du tourisme
  • Spectacle
  • Bases de loisirs
  • Activités Sportives
  • Thalasso & Spa
  • Salles de Réunion
  • Fédération agences évènementielle
  • Marketing Sportif
  • Assistance Technique
  • Hélicoptère & Montgolfière
  • Matériel de Réception
  • Bateaux …

La semaine prochaine, dernière étape de nos 10 règles d’or de l’organisation d’un événement. Nous dresserons une liste des éléments et des missions incontournables dans l‘organisation de votre événement trop souvent oubliés.

 

Pour organiser votre événement d'entreprise, connectez-vous sur mylodgevent.com ou créez votre compte.







 

 
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