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Bien organiser son événement d’entreprise, c’est ne rien oublier

Cette semaine, dernière étape de nos 10 règles d’or de l’organisation d’un événement professionnel.

 

Après avoir abordé les questions liées à la création de votre événement et au choix de vos prestataires, nous vous proposons pour conclure de dresser une liste des éléments et des missions incontournables dans l‘organisation de votre événement... mais trop souvent oubliés.

 

Bien organiser son événement d’entreprise, c’est ne rien oublier


La création d’une checklist

 
Elément souvent négligé mais ô combien incontournable, la checklist (ou To Do List) est une aide précieuse qui vous permettra de ne rien oublier avant, pendant et après votre événement.


Grâce à ce pense-bête, vous serez sûr(e) de ne rien oublier dans l’organisation de votre événement. L’objectif ? Ne laisser aucune place  à l’erreur et à l’imprévu.

 

Vous éviterez également tout stress inutile quant aux éventuels grains de sables qui pourraient venir perturber la bonne organisation de votre événement.Il est donc nécessaire que cette checklist soit élaborée dès les prémices de l’organisation de votre événement.

 

Pour vous aider, notez précisément et au fur et à mesure les éléments nécessaires à la bonne organisation de votre événement, fixez-vous des rappels quant aux tâches à effectuer et définissez la ou les personnes en charge des missions et/ou actions.


Voici un exemple:


Avant le Jour J :

 

  • Définir le contexte, les objectifs et les enjeux
  • Bloquer une date
  • Déterminer la liste des invités
  • Définir un budget
  • Elaborer un cahier des charges pour chaque type de prestation
  • Réserver une salle
  • Choisir ses prestataires
  • Créer et envoyer ses invitations
  • Editer votre roadbook
  • Créer les différentes signalétiques
  • Repérer les lieux….

 

Le Jour J :

 

  • Réaliser un brief avec tous vos prestataires
  • Préparer la mise en place du vestiaire
  • Vous assurer du bon fonctionnement de la partie technique
  • Mettre à disposition des fiches d’émargement
  • S’assurer du bon timing
  • Faire un point régulier avec les différents prestataires
  • Préparer les goodies….

 

Après le Jour J :

 

  • Créer et envoyer vos enquêtes de satisfaction
  • Transmettre à vos participants des supports de présentation ainsi que toutes les photos et vidéos prises au cours de l’événement
  • Evaluer vos prestataires
  • Evaluer et analyser votre événement puis anticiper le prochain….


A vous de personnaliser votre checklist selon vos besoins sachant que vous en pouvez en créer une pour chaque brick de prestation ou de contenu de votre événement.

 

Vous pourrez ainsi avoir : une checklist pour l’hébergement, une pour la restauration, une pour les activités participatives, une pour les assurances, visa et autres documents administratifs, une pour les goodies et ainsi de suite.

 

A vous de jouer !

L’envoi de vos invitations

 

Bien organiser son événement d’entreprise, c’est ne rien oublier
La création et l’envoi de vos invitations est capitale. Vos participants sont avant tout vos invités, qu’ils soient collaborateurs ou clients. Il est donc important que celles-ci accrochent l’œil des personnes que vous souhaitez inviter. Pour ce faire, n’hésitez pas à personnaliser vos invitations et à sortir de l’ordinaire, tout en restant bien sûr dans un cadre professionnel.


Si vous choisissez d’envoyer vos invitations via votre espace personnel sur mylodgevent.com, vous pourrez créer un site web dédié à l’envoi et à la gestion de vos invitations sur lequel vos participants pourront confirmer ou infirmer leur présence.


Niveau timing, pensez à envoyer vos invitations au moins 3 semaines avant votre événement afin de laisser le temps à vos participants de vous répondre et de de s’organiser en perspective de l’événement à venir. Une semaine avant le jour j, pensez enfin à relancer les personnes qui n’auraient pas donné suite à votre invitation.

Le repérage des lieux


Afin de vous éviter toute mauvaise surprise ou stress inutile, il est important que vous puissiez repérer les lieux qui accueilleront votre événement. Vous pourrez ainsi juger : de la disposition des chaises et des tables, de la décoration et de la propreté des lieux, l’adéquation de la localisation, l’atmosphère qui se dégage, le feeling avec vos interlocuteurs…

 

Cela vous permettra surtout de tester les équipements mis à votre disposition (micro, son, vidéoprojecteur, ordinateur). L’objectif ? Valider et pour le dernier repérage, c’est procéder aux derniers ajustements nécessaires au bon déroulement de votre événement professionnel. Vous pourriez même effectuer une dernière répétition avant le jour. Le top !

 

Grâce à cette étape, vous pourrez aborder plus sereinement votre événement et vous concentrer sur d’autres points, voire vous accorder une bonne soirée de repos bien méritée avant le jour J.

Création de vos enquêtes de satisfaction

 

Bien organiser son événement d’entreprise, c’est ne rien oublier

 

Votre événement est maintenant passé et réussi, il est maintenant temps de demander l’avis de vos participants et de vos collaborateurs mobilisés sur cette opération événementielle.


Quel est l’intérêt d’envoyer des enquêtes de satisfaction ? Tout simplement pour mesurer l’impact de celui-ci sur vos participants ! Savoir si les messages sont bien passés, avoir un retour sur l’organisation et le déroulement de l’événement, connaître les points à améliorer sont autant de faisceaux d’indices qui vous guideront pour l’organisation d’un nouvel événement.


Consulter vos participants, qu’ils soient salariés, clients, prospects ou partenaires, est également un moyen de leur montrer que vous vous intéressez à eux et à leurs impressions. L’impact est d’autant plus positif que ces derniers se sentiront valorisés. C’est donc la raison pour laquelle il est capital de commencer vos enquêtes par un message de remerciement à l’attention de vos participants.


NB : Sur mylodgevent.com, vous pouvez directement créer et gérer vos enquêtes de satisfaction depuis votre espace personnel. Celles-ci sont entièrement personnalisables !


Evaluation de votre événement

 

Suite à la réception des enquêtes de satisfaction, n’oubliez pas de prendre le temps d’évaluer votre événement. Cela passe évidemment par l’évaluation de vos prestataires mais également par votre propre analyse de celui-ci.


Evaluer vos prestataires vous permettra d’apprécier la qualité du travail fourni. Si vous jugez qu’un prestataire a rempli l’ensemble du cahier des charges, vous pourrez alors garder ses coordonnées pour pouvoir éventuellement faire appel à lui pour un prochain événement. Si vous êtes satisfait(e), n’hésitez pas à  lui faire part de vos remerciements, ce geste sera à coup sûr apprécié !


Prenez enfin le temps d’apprécier vous-même votre événement. Cette trace écrite vous sera d’une aide précieuse lorsque vous commencerez à créer votre nouvel événement.


Analyse de votre événement

 

Bien organiser son événement d’entreprise, c’est ne rien oublier

 

Pour conclure, analyser les retours des enquêtes de satisfaction ainsi que l’évaluation de vos prestataires et de votre événement puis consignez ces données.

 

Vous disposerez alors d’une première base de travail solide dans le cadre de la création de votre prochain événement. Vous pourrez ainsi tirer les enseignements de votre événement passé en vue d’une amélioration continue.


Un élément important et prioritaire de l’évaluation de son événement est l’analyse qualitative et quantitative de celui-ci. Cette analyse fine permet de calculer son ROI (Retour Sur Investissement).

 


C’est ainsi que nous achevons le développement de nos 10 points clés de l’organisation d’un événement professionnel. Merci de nous avoir suivis sur l’ensemble de ces développements !


Les équipes de myLodgEvent.com sont à votre disposition pour vous accompagner sur la plateforme pour l’organisation de tous vos événements d’entreprise.


Pour organiser votre événement d'entreprise, connectez-vous sur mylodgevent.com ou créez votre compte gratuitement ICI.

 

 
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