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l'assistant(e) au coeur de la stratégie événementielle

A l’heure où les assistant(e)s voient leur champ d’attribution élargi, leur rôle ne se limite plus aux seules fonctions de support. La réflexion et l’action autour de leurs diverses missions sont désormais d’actualité.
Outre sa mission principale d’assurer l’assistanat de l’ensemble de l’équipe et de sa hiérarchie (gestion des agendas et des appels téléphoniques, courriers, préparation de documents, …) il/elle peut également être en charge de l’organisation d’événements (réunions, déplacements, séminaires, petit-déjeuner …). Mais, entre l'idée et la réalisation, il existe une charge de travail considérable, de plus en plus souvent confié à l'assistant(e). Tout faire, le mieux possible … bravo !

 

 1. La stratégie événementielle en Entreprise

L’événementiel s’impose depuis toujours dans toutes les stratégies de communication globale. Interne, externe, communication produit ou corporate, il devient un élément indispensable pour la communication et promotion de l’entreprise soit comme un média à part entière (campagne événementielle, lancement de produit …), comme une communication plus vaste (opération d’image, sponsoring…), une stratégie en interne ou pour des clients (séminaire, journée équipe, soirée entreprise, voyage vip, événementiel sportif …)
Tous les services dans l’entreprise sont concernés, car tous organisent des événements programmés, annoncés, et soigneusement mis en scène. Mais qui fait ?

 

2. L’assistant(e) au cœur de la stratégie événementielle

Le rôle de l’assistant(e) au sein d’une entreprise, collectivité, fédération  est crucial. Fidèle bras droit, il/elle peut être amené(e) à prendre en charge l’organisation des événements de l’entreprise, en totalité ou en partie.

L’assistant(e) aura ainsi pour mission d’organiser :
Séminaire équipe commerciale – Convention stratégique d’entreprise – Soirée de lancement – Convention commerciale – Journée teambuilding – Journée rencontres commerciales – Petit déjeuner Clients – Voyage de récompense – Voyage clients VIP – Soirée d’entreprise - Road Show– Kick Off - Journée portes ouvertes – Réunion du comité de direction – Journée Incentive – Inauguration d’entreprise – Assemblée générale – Visite professionnelle d’entreprise – Colloque & Congrès d’entreprise – Week-end Challenge - …

Et selon des objectifs différents :

  • Motiver les collaborateurs
  • Renforcer la cohésion d’équipe
  • Faciliter la communication, les échanges entre les participants
  • Impliquer les participants dans la vie de l’entreprise
  • Développer son business/marché
  • Garder un lien durable avec ses clients existants et futurs
  • Promouvoir l’entreprise, ses produits, ses projets
     

3. Organiser un événement : quelques qualités requises 

L'Assistant(e) au coeur de la stratégie événementielle

 

En plus de son sens de l’organisation, l’assistant(e) possède une capacité de créativité et une grande réactivité. Des forces et des atouts indéniables !

  • Organisation : Organiser un événement n’est pas une mince affaire et demande un sens de l’organisation accru. L’assistant(e) doit donc connaître les ficelles de ce milieu et être à l’affût de toutes les formules idéales alliant qualité dans les prestations de services et prix adaptés à son budget. Il/elle devra également être attentif(ve) à toutes les nouveautés originales et créatives.
  • Relationnel : L’organisation des événements demande dans un autre temps, un relationnel excellent. En effet, au fil de ses recherches, l’assistant(e) se forge un carnet d’adresses et tisse de nombreux contacts. Créer du lien véritable & durable avec tous les acteurs de l’événement sera une priorité essentielle. L’Assistant(e) doit également avoir un véritable esprit d’équipe puisque l’événementiel préparé et organisé en équipe = réussite ! Une capacité d’écoute, un sens du service et du contact lui seront également demandés dans cette mission d’organisation d’événements.
  • Créativité : Innover, trouver de nouvelles idées, on leur demande toujours plus et toujours mieux ! L’assistant(e) doit aujourd’hui être en mesure de proposer des idées nouvelles et toujours plus originales. (Lire aussi : Où trouver des idées événementielles ?)
  • Réactivité : L’organisation d’un événement demande une extrême réactivité. Anticiper, planifier et être en alerte de toutes les actions des différents acteurs de l’événement.
  • Autonomie : Être autonome dans toutes ses actions est une des qualités principales d’un bon organisateur d’événement et gage d’une véritable confiance de vos équipes et supérieurs !

Toutes ces qualités qui garantiront une organisation précise, pour plus de réussite !

Vous l’aurez donc tous compris, organiser un événement professionnel, sur le papier, c’est formidable. Oui mais pour la ou les personnes en charge de cette organisation c’est du temps, de l’angoisse, du stress, de la pédagogie, un sens du détail … alors remerciez-les et vibrez aussi avec eux/elles ! (Lire aussi : L’organisation événementielle)


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