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événements professionnels = anticiper c'est la clé !

L’organisation d’un événement professionnel commence dès que vous le pouvez. Plus vous vous y prenez tôt, plus vous avez le choix ! En toute sérénité, vous pourrez définir les disponibilités, rechercher et trouver les bons prestataires, choisir les lieux les plus adaptés. Vous aurez également le temps de définir le fil conducteur, les thèmes à aborder, déterminer les prestations, les activités/animations et préparer tous vos supports de communication (invitations, signalétique). Bref, un vrai travail de fourmi !

Ne vous laissez donc pas surprendre : préparez et anticipez dès maintenant vos événements de fin d’année et même ceux de 2015 !


1.   Définissez votre contexte, vos objectifs & vos enjeux : l’ADN de votre projet 

On vous demande d’organiser :

  • Soirée de fin d’année
  • Repas d’entreprise
  • Assemblée Générale & Conseil d’Administration
  • Séminaires commerciaux
  • Réunion de rentrée
  • Week-end récompense
  • Cadeaux de fin d’année
  • Convention d’entreprise

Dès le moment où vous aurez défini le but précis de votre événement, vous pourrez vous pencher en détails sur son organisation. Définissez votre contexte (c’est l’atmosphère que vous voulez donner), vos objectifs (Cohésion équipe, motivation collaborateurs, fidélisation clients, faire plaisir & partager …) et vos enjeux.

Vous pouvez également déterminer les données détaillées de votre événement : nom, typologie d’événements, date & horaire prévisionnels, lieu potentiel, nombre de personnes …

 

2.  Votre contenu et votre Cahier des charges : le squelette de votre projet !

Un cahier des charges bien rédigé vous donne le fil conducteur pour l’organisation de votre événement professionnel.

Préparez votre événement étape par étape :

  • Besoin en amont
  • Besoin pendant
  • Besoin après
  • Ressource interne ou non
  • Choix des secteurs d’activité
  • Choix des prestations

Grâce à ces informations, vous pouvez remplir précisément votre Cahier des charges qui sera transmis aux prestataires :

  • Contextes, objectifs & enjeux ? Cohésion & motivation ? Fidélisation client ? Réunion stratégique ?
  • Pour qui ? Nombre & profil des participants.
  • Où ? Pays, région, département, ville.
  • Quand ? Déterminez la/les date(s) du jour J.
  • Quel budget ?
  • Logistique : hébergement, transport, restauration ?
  • Animations & activités ? Sportif ? Thématique ? Culturel ?

 

3. Votre recherche de Prestataire : anticiper pour faire le bon choix !

Aujourd’hui vous êtes en mesure d’analyser et suivre les prestataires ainsi que leur réputation : réactivité, visibilité, références, souplesse, expérience, tarifs … Autant d’éléments à ne pas négliger !

Rechercher et consulter les prestataires dès maintenant vous permet d’avoir le choix et de pouvoir trouver celui ou ceux qui correspondent exactement à ce que vous recherchez !

 

4. Points de vigilance : A ne pas négliger !

Vous devez organiser un événement pour un public et en extérieur :

  • Concert
  • Challenge sportif
  • Inauguration
  • Courses
  • Meeting
  • Salons

Avant de commencer, il est essentiel de s’assurer en direct ou avec vos prestataires :

  • Déclaration Mairie

o   Demande d’autorisation Erp

o   Demande Autorisation Affichage & Signalétique

  • Déclaration Préfecture

o   Déclarer une épreuve sportive

o   Déclarer une manifestation aérienne

o   Déclarer un événement commercial

  • Prévenir les autorités

o   Police et Pompiers

  • Validité Police Assurance – Rcp
  • Déclaration droits musicaux Sacem

 

Du côté des prestataires, vérifier, c’est important :

  • Assurance RCP
  • Garantie financière
  • Question sur procédure annulation
  • Appartenance à un Réseau et/ou Syndicat professionnel
  • Démarche Qualité / Label

De votre côté :

  • Responsabilité et assurance en cas d’accident

 

5. Votre timing et votre Checklist : pour ne rien oublier !

Il est essentiel de planifier vos tâches pour suivre la préparation de votre événement.

Le Timing

Votre timing vous permettra de visualiser vos actions par prestation et de définir votre pourcentage d’avancement sur ces actions.

La Checklist 

Votre Checklist vous permettra de ne rien oublier jusqu’au jour J.

  • Organisation : Déterminer la liste des invités ? Répartir les participants ? Prévoir des relations presse ? Gérer les détails logistiques ?
  • Prestataires : Trouver de nouveaux prestataires ? Sélectionner et consulter les propositions de devis ? Régler le solde des prestataires ? Faire un repérage sur place ?
  • L’après-événement : Envoyer un courrier de remerciement ? Réaliser une enquête de satisfaction ? Anticiper le prochain événement ?

 

6. Votre rétro-planning : pour optimiser votre temps !

Etablissez un planning partant de la date prévue de votre événement et répartissez vos tâches depuis aujourd’hui ! Vous aurez ainsi une visibilité sur toutes les étapes de l’organisation de votre événement jusqu’au jour J pour une préparation … en toute sérénité !

 

Avec myLodgEvent.com , anticiper votre événement n’a jamais été aussi simple !

Découvrez tous les outils dans un seul espace : Cahier des Charges, Checklist, Timing, Budget, Roadbook, Arbre à idées … sont à votre disposition !

 

Organiser un événement d’entreprise … vous avez maintenant la solution !

 

 
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