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Les 10 règles d'or de l'organisation d'un événement professionnel

Organiser un événement professionnel peut s’apparenter à un jeu d’enfants pour certains puis à un véritable casse-tête chinois pour d’autres.

 

Pour vous aider dans la création de votre événement (séminaire, week-end récompense, salon, journée de formation, teambuilding…) nous vous avons préparé une liste de 10 règles d’or. Celles-ci sont les clés d’un événement d’entreprise réussi.

1- Définir en amont et avec le plus de précisions possibles votre projet

 

Les 10 règles d'or de l'organisation d'un événement professionnel

 

II existe de nombreux événements professionnels (séminaire, voyage incentive, teambuilding, week-end de récompense…). Avant de commencer à créer votre projet bille en tête, il est nécessaire d’organiser une réunion avec votre hiérarchie afin de délimiter le cadre de votre événement :

 

  • Quel public ? Interne ou externe ?
  • Quel budget ?
  • A quelle(s) date(s) ?
  • Quels sont les messages à véhiculer ?
  • Quel programme dans les grandes lignes ?

 

Répondre à l’ensemble de ces questions vous permettra d’avoir une vision claire de votre événement et ainsi d’élaborer le brief général de celui-ci.


2- Commencer à créer votre événement étape par étape

 

Après avoir établi un brief général, vous êtes normalement en mesure de créer votre événement étape par étape tout en ayant une vision claire de vos différents besoins en termes de location de salle, de restauration, d’animation….

 

Exemple : Si vous organisez un séminaire d’entreprise sur une journée, vous pourriez avoir besoin :

  • De louer une salle avec ou sans équipements
  • De faire appel à un traiteur pour le café d’accueil, le déjeuner, le goûter et pourquoi pas le dîner
  • De prévoir une animation
  • De prévoir des goodies ou autres cadeaux
  • …..


3- Consulter des prestataires

 

Une fois votre programme établit dans les moindres détails, vous pouvez rechercher, si besoin, des prestataires et leur envoyer vos demandes de devis.

 

Grâce au brief général définit en amont, vous serez à même d’intégrer le plus de détails possibles dans cette demande, à savoir le nombre de personnes, le budget, le type d’animation que vous souhaitez…

 

Exemple : Si vous organisez en interne un repas d’entreprise de fin d’année dans un restaurant, le fait de connaître avec précision la date de votre événement, votre budget et le nombre de personnes conviées permettra au restaurateur d’établir un devis le plus juste possible et de poser une option quant à vos dates.


4- Choisir les prestataires les plus en adéquation avec vos besoins

 

Si vous faîtes le choix de consulter des prestataires, prenez le temps d’échanger avec eux sur leurs prestations. Cela vous permettra déjà de tisser les liens nécessaires au bon déroulement de votre événement professionnel puis d’évaluer l’adéquation des prestations proposées avec vos besoins réels.


5- Elaborer une checklist

 

Les 10 règles d'or de l'organisation d'un événement professionnel

 

 Par essence, une checklist est un document vous permettant de ne rien oublier avant, pendant et après votre événement. Vous pouvez très bien la remplir au fur et à mesure de la création de votre projet. Ne négligez surtout pas la checklist : alliée à un système d’alerte, celle-ci est gage de sécurité en matière de création d’événements professionnels.

 

Exemple : Si vous choisissez d’organiser un voyage incentive, intégrez à votre checklist un rappel quant aux délais nécessaires pour réaliser les papiers nécessaires pour tout voyage à l’étranger (réédition d’une carte d’identité, création d’un passeport, vaccin). La checklist vous rappellera de relancer vos participants quant aux documents nécessaires pour tout déplacement hors de France.


6- Envoyer vos invitations au minimum trois semaines à l’avance (avec une relance une semaine avant)

 

L’envoi des invitations est une étape incontournable de la création d’un événement professionnel et doit impérativement faire partie de votre checklist. Cette étape se réalise au minimum 3 semaines à l’avance afin de laisser le temps à vos participants de se positionner et de s’organiser.

 

Attention : Pour un voyage incentive, l’envoi des invitations devra intervenir plusieurs mois avant la date de l’événement de sorte à réaliser les papiers nécessaires à toute sortie du territoire puis tout simplement pour vous laisser le temps de réserver vos vols à des prix préférentiels.


7- Si possible, repérer les lieux la veille de votre événement  et tester les équipements

 

Cette étape vaut principalement pour les événements professionnels se déroulant en France métropolitaine.

 

Prenons l’exemple d’une journée teambuilding. Si vous avez réservé une salle avec du matériel (micros, vidéoprojecteurs…), prenez le temps la veille de repérer les lieux afin de déterminer si l’agencement vous convient et si le matériel fonctionne. Cela vous évitera de mauvaises surprises le jour J.


8- Réaliser des enquêtes de satisfaction auprès de vos participants

 

Les 10 règles d'or de l'organisation d'un événement professionnel

 

 Une fois votre propre évaluation réalisée, il convient de consulter vos participants sur leur ressenti. Cette consultation s’opère par le biais d’un questionnaire en pièce-jointe sous format Word ou mieux encore via des outils dédiés en ligne tels que Google Forms.

 

Comme pour votre évaluation personnelle, le fait de consulter vos participants post événement vous permettra de pointer les points forts et les points faibles de votre événement professionnel.

 

9- Procéder à l’évaluation de votre événement et de vos prestataires

 
Votre événement est terminé, il est maintenant temps de procéder à l’évaluation de celui-ci ainsi que des prestataires qui vous ont accompagnés.

Cette évaluation vous permet de repérer en amont et par vous-même les points forts et les points faibles de votre événements ainsi que de statuer sur la qualité des différentes prestations.

Pourquoi cette étape est-elle incontournable ? Dans une démarche qualité et une perspective d’amélioration continue, cette évaluation pour permettra d’un côté de pointer les éléments à améliorer puis de vous constituer un réseau si les prestataires consultés vous ont donné entière satisfaction.


10- Réaliser l’analyse de votre événement

 

Une fois les différentes évaluations passées, vous aurez toutes les clés en main pour analyser votre événement aussi bien en termes de déroulé que de retombées.

 

Pour une conférence professionnelle par exemple, vous pourrez statuer sur sa portée ainsi que sur ses bénéfices pour votre entreprise.

Derniers conseils :

 

  • Laissez libre cours à votre créativité pour mettre sur pied un événement professionnel original mais juste dans le ton afin de faire de celui-ci un moment mémorable pour votre participants.
  • Commencez à vous projeter sur votre prochain événement de manière collaborative en impliquant l’ensemble de vos collaborateurs.

Pour organiser votre événement d'entreprise, connectez-vous sur mylodgevent.com ou créez votre compte.

 

 

 
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